Ser responsável pela gestão de escritório de advocacia não é uma missão simples e nem deve ser a parte mais fácil da sua rotina, certo? Talvez você não tenha ouvido isso durante a graduação, mas provavelmente já sentiu na prática quando decidiu abrir o próprio negócio jurídico.

A constante preocupação com o cumprimento dos prazos, a dificuldade de manter uma comunicação eficiente com clientes e colaboradores e a falta de organização financeira são alguns sintomas comuns que surgem a partir de falhas na gestão jurídica estratégica.

Sim, é verdade que erros acontecem e, muitas vezes, são o primeiro e – mais importante – passo para o aperfeiçoamento das qualidades profissionais e dos comportamentos empreendedores. No entanto, algumas falhas podem estar fazendo você perder dinheiro e clientes. E com esse tipo de erro não dá para brincar!

Sabendo disso, destacamos cinco comportamentos que podem estar afastando você do sucesso na sua gestão de escritório de advocacia. Quer saber quais são para conseguir evitá-los? É só continuar a leitura!

5 falhas na gestão de escritório de advocacia que você deve evitar para não perder dinheiro e clientes

Falha 1 – Perder tempo com atividades repetitivas

Tarefas repetitivas fazem parte da rotina de qualquer advogado. Buscar atualizações nos sites dos tribunais, copiar e colar andamentos de processos, redigir as mesmas peças jurídicas, fazer relatórios, alimentar planilhas como o fluxo de caixa. Todas essas atividades estão presentes no dia a dia do seu trabalho e são fundamentais para o perfeito funcionamento do escritório, certo? Portanto, deixar de fazê-las não é, nem de longe, uma opção. Sim, é tudo verdade.

Mas você já observou que as atividades manuais costumam tomar mais tempo do que deveriam e correm grande risco de erro humano? O que acontece se, por exemplo, o estagiário perde um documento importante ou cola o andamento de um processo no histórico do cliente errado? Se você imaginou o início de um pequenos caos, talvez esteja na hora de repensar sobre como administrar um escritório de advocacia priorizando a organização e a produtividade (esse artigo e esse outro texto aqui podem ajudar).

E o que você faria se pudesse dedicar mais tempo às questões essenciais do seu negócio, como atendimento ao cliente, definição de estratégia para seus processos, networking, marketing jurídico e várias outras? Ter uma boa organização do tempo é possível e compatível com a gestão de escritório de advocacia. 

Falha 2 – Não ter controle sobre o que acontece no escritório

Não ter conhecimento e controle sobre o que acontece no seu escritório pode ser um sinal para que mais atividades caiam de paraquedas no seu colo. Afinal, se um documento não foi feito até a data certa, você vai precisar dar um jeito nisso sozinho ou delegar a função para outra pessoa. Aliás, como você faz a delegação de tarefas no seu dia a dia? Lembre-se que a escolha do meio é fundamental para a gestão de escritório de advocacia.

Um erro como esse, de vez em quando, acontece. E fica tudo bem. Mas e quando, além de não saber no que a sua equipe está trabalhando, você também tem dificuldade de gerenciar as próprias tarefas? Isso sem falar no foco que, em meio a tanta coisa fora do seu controle e tantas demandas urgentes, nem existe mais, né?

Quando esses comportamentos são recorrente e você já não consegue distinguir o que é falha e o que é o processo de trabalho do seu escritório, existe um motivo real para preocupação. Se, assim como a gente, você acredita que a produtividade influencia diretamente no lucro de um negócio jurídico, já deve ter percebido a importância desse assunto. 😉

Falha 3 – Perder dinheiro por não ter uma boa gestão financeira

Uma boa gestão financeira é a base de um escritório bem sucedido. Se você não tem ideia do custo fixo do seu negócio jurídico, nem imagina qual é a sua margem de lucro em cada negociação ou não sabe qual a porcentagem do seu honorário que vai para cobrir despesas com clientes e custas processuais, você pode estar perdendo dinheiro – e, pior ainda, pagando para trabalhar.

Nós já fizemos um ebook inteirinho só com dicas para a cobrança de honorários advocatícios. Mas essa não é a única pedra no sapato dos advogados empreendedores.

Se você usa o Excel ou as tabelas do Google para fazer o controle financeiro, pode acabar esbarrando em uma falha bastante comum: a dificuldade de alimentar essa planilha à medida que seu escritório cresce.

Além desse obstáculo, existe também o medo de confiar em outra pessoa para fazer o controle e a possibilidade de terceirizar a tarefa e acabar abrindo brecha para erro humano, como já falamos no primeiro tópico desta lista. 

Falha 4 – Não manter a qualidade com o crescimento do escritório

Quanto maior for o número de clientes e a quantidade de pessoas por equipe no escritório, mais difícil é garantir a padronização no atendimento e nos processos de trabalho. É certo que cada profissional tem a sua personalidade e a sua maneira de trabalhar, mas você já pensou como isso reflete no seu cliente?

Imagine se cada pessoa do seu escritório adotasse critérios diferentes para a elaboração de peças e relatórios. E se não houvesse treinamento para quem atende às chamadas? Possivelmente seu cliente não teria a mesma confiança no trabalho da sua equipe.

E o que isso tem a ver com a gestão de escritório de advocacia?

Tudo. Se um escritório com cinco advogados não possui um padrão de qualidade bem definido, como vai ser quando esse número subir para 20? Portanto, esse tipo de cuidado deve, sim, fazer parte da rotina do escritório. Afinal, ninguém quer perder cliente porque uma pessoa da equipe falhou no atendimento, não é mesmo?

Falha 5 – Descuidar do relacionamento com o cliente

Uma rotina desorganizada acaba afastando clientes. Afinal, quando não se consegue conciliar o tempo entre a gestão de escritório de advocacia e as atividades práticas e intelectuais do direito, ganham prioridade as tarefas que geram efeito imediato ou as urgentes (normalmente atividades importantes que ficaram atrasadas).

Com uma dinâmica atravancada e cheia de gargalos, o cliente não fica sabendo o que acontece em seu processo. Além disso, quando o atendimento não é prioridade na rotina do escritório, a qualidade tende a cair e perde-se o vínculo humano, tão importante para qualquer prática de conquista e fidelização.

Sem falar nos erros clássicos de não registrar informações de contato dos clientes (ou registrar em um local passível à perda) e não fazer follow up.

Conclusão

Se ao ler esse texto, você percebeu que poderia agir de outra maneira para ter uma gestão mais eficiente no seu escritório, não se desespere e nem se preocupe. Compreender as falhas é sempre o primeiro passo para corrigi-las.

Além dos conteúdos que separamos em links ao longo deste artigo, estamos sempre produzindo novos materiais com dicas práticas para ajudar você a ter uma gestão de escritório de advocacia de sucesso! Acompanhe as nossas atualizações semanais. 😉

Agora é com você! Como você faz a gestão de escritório de advocacia? Que dificuldades você encontra? Tem alguma dica sobre o assunto? Compartilha com a gente e com os nossos leitores aqui nos comentários. 🙂