Normalmente, quem usa a versão impressa da agenda para advogado não abre mão da boa e velha combinação papel e caneta. Você é uma dessas pessoas? Nós somos declarada e assumidamente apaixonados por tecnologia, mas fazemos parte do time dos que acreditam que para amar o papel não é preciso odiar a tecnologia, e vice-versa. Na verdade, nós acreditamos que produtividade e organização têm muito a ver com a união das melhores ferramentas e métodos. Por isso, viemos compartilhar com você duas alternativas criativas à tradicional agenda para advogado.

Se as suas ideias só fazem sentido quando você põe no papel, se você adora a sensação de riscar as tarefas feitas da sua lista ou se suas metas e prioridades só se tornam reais depois de serem escritas à caneta, opções simples como o Planner e o Bullet Journal podem ser ótimas formas de melhorar o seu foco, a sua produtividade e elevar o nível do seu relacionamento com o papel.

Mas o que significam essas palavras? Por que essas alternativas são melhores ou complementares à agenda personalizada? Para descobrir, é só continuar lendo este artigo!

Bullet Journal é a nova agenda para advogado

Indo direto ao ponto, Bullet Journal é um método de organização de ideias e informações baseado em anotações rápidas. Criado pelo designer de produtos digitais Ryder Carroll para fugir um pouco do meio virtual e resolver seu próprio problema de foco, o sistema combina calendários com listas de tarefa.
“Mas é só um caderno de anotações?”, você deve estar se perguntando. Bom, na prática, é isso mesmo: um “simples” caderno de anotações. O que o torna bastante diferente dos cadernos tradicionais e da agenda para advogados é a maneira de usá-lo. Nas palavras do próprio autor, o Bullet Journal é “um sistema escrito para controlar o passado, organizar o presente e planejar o futuro”. Falando dessa maneira fica até poético, né? Mas a verdade é que o método é simples, customizável e prático.

Para que usar o Bullet Journal?

Mesmo quem ama as ferramentas digitais, como a gente, acaba recorrendo a post-its e folhas avulsas na hora de planejar a semana, o mês e o ano. Algumas vezes, o papel é a primeira opção porque permite uma interação visual mais próxima e real. Para algumas pessoas essa é a maneira mais palpável.
O “bujo” – forma carinhosa de chamar o Bullet Journal – pode ser usado para as atividades pessoais e profissionais. Você pode escolher unir as duas categorias em um só caderno ou separar em dois. A decisão sobre o que anotar e planejar vai da sua rotina, mas é possível registrar e acompanhar finanças pessoais e profissionais (caso você atue de forma autônoma), anotar compromissos, tarefas pontuais, informações, lembretes, listas, planejamento semanal e mensal.

Como usar o Bullet Journal?

Qualquer caderno pode se transformar em Bullet Journal, até uma agenda para advogado que você já está mais acostumado. Além disso, o método pode ser aplicado no ambiente digital de forma única e direta (no Evernote, por exemplo) ou relacionada com o que você faz no papel. Você vai entender como e por que isso é possível agora, quer ver só?
Para chegar nesse modelo, Ryder Carroll destacou os itens importantes que deveriam estar nesse caderno e os reuniu de forma explicativa. Ele sugeriu que o Bullet Journal tenha, pelo menos, os seguintes tópicos:

Índice ou sumário:

Deve estar preferencialmente na primeira página do seu “bujo”. Sua função é ajudar você a localizar as informações. Para isso, é importante enumerar todas as folhas do seu caderno. Os cadernos personalizados para o método já vêm prontos para a aplicação.

Chave ou legenda:

É um código que descreve os seus “bullets” e determinam a ação de cada atividade. Você pode usar bolinhas, traços, asteriscos, checkboxes (aquele quadradinho para marcar com ✓ ou ✖) ou o símbolo que preferir. Também é possível sinalizar com cores e etiquetas, para unificar o seu modelo de organização online e offline. O importante é que você reserve uma sinalização para cada tipo de atividade.

Calendário anual (log future):

Para você colocar datas importantes, feriados e eventos marcados. Para quem está acostumado com as facilidades das ferramentas virtuais, é recomendável replicar as informações no seu aplicativo de agenda e no seu software jurídico.

Calendário mensal:

Para colocar acontecimentos do mês com data e dia da semana.

Registo diário:

Espaço para registrar tarefas, comentários e outras informações diárias.
Como já falamos, o Bullet Journal é um método e nāo uma ferramenta. Por isso, se trata de um procedimento lógico e sistematizado. Já o Planner, que vamos apresentar a seguir, é uma ferramenta de organização que pode ou não substituir a sua agenda para advogado.

Legenda dos símbolos utilizados na organização do Bullet Journal: . tarefa | x tarefa concluída | > tarefa migrada | ｡ evento | • evento realizado | * prioridade | – notas | ! ideias |

Planner: mais produtividade e organização

Em tradução livre, planner é “planejador”. Portanto, o planner pode ser entendido como uma espécie de caderno ou folhas avulsas que funciona como uma agenda, mas totalmente focada no planejamento da vida diária, semanal, mensal e anual.
Muitos advogados já usam o Planner para anotar informações rapidamente, listar tarefas e metas. Além disso, a ferramenta também é muito usada por quem conhece e pratica o método GTD, pois, além de permitir que as ideias saiam da cabeça e passem para o papel com agilidade, facilita bastante o planejamento do dia seguinte.

Para que usar o Planner?

“Uma meta sem um plano é apenas um desejo”. Essa frase é muito famosa entre as pessoas que usam o Planner. Afinal, ele existe para ajudar a “quebrar” suas metas em ações, torná-las mais visuais e alcançáveis. Até quem usa a agenda para advogados tradicional gosta de usar o Planner para dar aquele “ok” nas tarefas.

A propósito, você sabia que tarefa e compromisso são coisas diferentes? Normalmente, nós usamos a agenda para anotar compromissos, pois eles têm data e horário para acontecer. Já as tarefas podem ser feitas a qualquer horário e podem ser facilmente anotadas e acompanhadas em um Planner.

Como usar o Planner?

Existem vários modelos de Planner e formas de utilizá-lo. Mas para quem está começando, recomendamos o Planner que a advogada Mariana Gonçalves, do canal Minutos de Direito no Youtube, usa e disponibiliza para download gratuito. Ele é autoexplicativo e possibilita o planejamento das suas atividades e metas mensais e também as suas atividades diárias. Para baixar, é só clicar aqui.
Você pode usar o Planner tanto para listar os compromissos pessoais quanto profissionais. Se você preferir, pode ter um em casa e outro no trabalho.
A maior dica aqui é que o seu Planner seja o retrato do seu dia. É por ele que você vai guiar as suas atividades. É como se ele fosse seu secretário particular, que vai lembrar você das atividades, dos eventos e compromissos. Então, sempre que chegar ao escritório, consulte o seu Planner e, antes de ir embora, use ele para planejar o dia seguinte.

E a tecnologia?

Já que, atualmente, a maior parte do seu trabalho é feita pelo computador, é muito importante que o planejamento que você fizer no Bullet Journal ou no Planner seja replicado no seu software jurídico e na sua agenda virtual.
Afinal, o método e a ferramenta que apresentamos nesse post são para uso particular e individual. Na hora de delegar tarefas e integrar sua rotina aos prazos, compromissos e equipe, a tecnologia otimiza o seu tempo e facilita o alinhamento com as ações e os objetivos do escritório.
A ótima notícia é que, para colocar as novas técnicas em prática, você não precisa, necessariamente, abrir mão da sua tradicional agenda para advogados e nem se “obrigar” a usar apenas os recursos digitais. Você pode usar todos os recursos de forma integrada e melhorar a sua organização e o seu foco.

Agora é a sua vez! Conta pra gente o que você achou desse texto e como você organiza a sua vida pessoal e profissional. Ah, e se você quiser que a gente se aprofunde nesse tema novamente em outro momento, comenta aqui embaixo! Teremos o maior prazer em retomar esse assunto e responder suas dúvidas. 😉