O acompanhamento processual é parte fundamental da advocacia. Por meio dele, são observadas as movimentações de processos para que nenhum prazo seja perdido. Esta atividade pode ser feita de forma manual, por registros em planilhas, ou automática, por meio de sistemas jurídicos.

Você já parou para analisar se a maneira como faz o acompanhamento de processos no seu escritório é eficiente? Por ser uma atividade rotineira e obrigatória, a forma que você faz influencia diretamente na produtividade do escritório.

Normalmente, existem duas maneiras mais comuns de lidar com o acompanhamento processual. A primeira é manual – também chamada de artesanal – e a segunda é automatizando a gestão de processos com um software jurídico. Se você quiser entender melhor as diferenças no acompanhamento processual manual e automático é só continuar a leitura!

Sistema de acompanhamento processual: método manual X software jurídico

É muito comum que no início da carreira advogados e advogadas comecem a fazer o acompanhamento processual de forma manual. Entretanto, quando a carteira de clientes aumenta, esse processo se torna mais lento, dificultando o crescimento do escritório. 

Assim, muitos profissionais preferem migrar para um sistema mais inteligente, os softwares jurídicos, que automatizam as atividades do dia a dia. Mas a verdade é que não é preciso esperar, você pode, desde o início, usar um software jurídico. Esperamos que este conteúdo ajude você a ter mais clareza sobre a escolha do melhor método para profissionalizar ainda mais essa etapa do trabalho. Vamos lá?

6 vantagens ao usar um sistema de acompanhamento de processos

1. Melhor aproveitamento dos recursos humanos
2. Trabalho em equipe eficiente
3. Mais produtividade e organização
4. Melhor uso de recursos financeiros
5. Atendimento ao cliente eficiente
6. Diminuição do riscos de erros

Para ter uma experiência mais proveitosa, você pode navegar pelo conteúdo clicando no menu acima! 🙂

1. Melhor aproveitamento dos recursos humanos

Pelo método manual

O tempo gasto na atualização manual de cada processo afeta na qualidade do trabalho. Afinal, quanto mais processos ativos, mais tempo é gasto nessa etapa. Por ser um trabalho que demanda a busca nos sites dos tribunais, atualização em documentos ou planilhas de controle de processos judiciais, além da organização do material nas pastas de cada cliente, frequentemente os escritórios precisam designar uma ou mais pessoas para fazer o acompanhamento processual. 

Portanto, o que funciona em curto prazo pode ser um problema em um futuro não muito distante. Afinal, as pessoas que lidam com esse tipo de atividade acabam participando pouco ou quase nada de outras demandas do escritório, como a produção de peças jurídicas e a concepção de estratégias.

E isso é ruim tanto para o escritório, que torna seu crescimento refém do aumento no quadro de colaboradores, quanto para o colaborador, que perde em não ampliar seus conhecimentos e se desenvolver profissionalmente.

Com automação de um software jurídico

Alguns escritórios esperam a situação ficar crítica para mudar de método. Mas se o mau aproveitamento de recursos humanos já é uma questão na sua rotina, você não precisa fazer o mesmo.

Ao optar pela automação do acompanhamento processual, a busca de processos não vai ser mais uma preocupação. Um exemplo disso é que com o Astrea você pode buscar processos em lote com o número da OAB e, a partir de então, toda atualização processual será notificada para você, tanto no sistema, quanto pelo aplicativo do celular e pelo e-mail. 

Além disso, o Astrea é o único software para advogados do mercado que puxa atualizações em processos que correm em segredo de justiça. E o melhor é que você pode profissionalizar essa etapa da advocacia agora, sem precisar investir nada. Com o plano Light do Astrea você pode cadastrar até 40 processos com andamentos automáticos de forma gratuita por 1 ano.

2. Trabalho em equipe

Pelo método manual

Um dos pontos de atenção de quem opta pelo método manual de acompanhamento processual é o alinhamento da comunicação interna. Principalmente em escritórios que possuem uma carteira grande de clientes e equipe reduzida, a comunicação deve fluir bem para não prejudicar o atendimento e nem comprometer algum prazo.

No entanto, a limitação do espaço em planilhas e outros meios de anotações pode acabar tornando o registro de observações e comentários sobre andamentos bem complicado. Dessa forma, as informações acabam ficando centralizadas em uma pessoa, o que impacta outras atividades do escritório, como o atendimento ao cliente e o controle do líder.

Com automação de um software jurídico

Sistemas de acompanhamento de processos concentram todas as informações relativas ao processo em um mesmo lugar. Assim, os dados ficam sempre acessíveis e fáceis de encontrar, dispensando planilhas e pastas diferentes no computador. Veja algumas vantagens de utilizar o Astrea no gerenciamento da sua equipe: 

1. Otimizar a delegação de tarefas: ao receber o andamento de um processo é possível utilizar o sistema para delegar e acompanhar tarefas. Assim, o trabalho acontece com mais sinergia e conectado ao acompanhamento processual e ao cumprimento de prazos.
2. Alerta de tarefas: para facilitar ainda mais a gestão, o sistema alerta quando uma atividade foi finalizada ou quando está atrasada. 
3. Visão panorâmica: devido a centralização das informações, tudo relacionado ao acompanhamento processual e atividades pode ser gerenciado em um só lugar, agilizando o trabalho. 

Com o software jurídico líder de mercado, a delegação de tarefas na advocacia deixa de ser complicada, e o melhor: todas as informações estarão no mesmo lugar. 😉

3. Mais produtividade e organização

Pelo método manual

Você já se perguntou quanto tempo uma pessoa leva para fazer o acompanhamento processual? Nós fizemos esse cálculo e leva, em média, quatro horas para atualizar 50 processos. Pense em quantas atividades poderiam ser realizadas para crescer o seu escritório e evoluir o seu atendimento ao cliente nesse tempo. 

Portanto, se você busca por mais produtividade e organização, o método manual pode não ser o melhor caminho. 

Com automação de um software jurídico

Um sistema de acompanhamento processual puxa várias atualizações nos tribunais simultaneamente. Dessa forma, o ganho em produtividade se multiplica! Os robôs do Astrea ultrapassam as barreiras de acesso dos Tribunais, tornando as atualizações facilmente acessíveis.

Com o software Astrea, você ainda conta com o auxílio de etiquetas para personalizar a sua organização – é possível criar uma etiqueta “urgente” para tratar processos que requerem prioridade, por exemplo.

Além disso, os filtros de busca permitem que você encontre qualquer informação com mais rapidez e precisão. Mas vale destacar que facilidade de acesso não significa colocar dados sensíveis em risco! Por isso, no Astrea você pode restringir o acesso às informações importantes, como dados sensíveis sobre prazos e financeiro, apenas para pessoas autorizadas.

4. Melhor uso dos recursos financeiros

Pelo método manual

Se o seu escritório utiliza o método manual de acompanhamento processual, conquistar mais clientes e lidar com um volume muito maior de processos implica na contratação de mais pessoas para dar conta da demanda de atualização.

Além de ser contraprodutivo, essa decisão dificulta outras áreas, como o alinhamento da equipe. E, ainda, pode necessitar do caixa do escritório um investimento maior do que seria necessário caso essa e outras etapas do trabalho fossem automatizadas.

Com automação de um software jurídico

Fazendo o acompanhamento processual e outras atividades com um software jurídico é possível ter muito mais produtividade sem precisar aumentar a equipe. Ou seja, no fim, você acaba economizando. 

5. Atendimento ao cliente personalizado

Pelo método manual

Se o seu objetivo é elevar a qualidade dos atendimentos e fidelizar clientes, o acompanhamento processual manual pode gerar algumas dificuldades. 

Com o aumento da carteira de clientes, fica cada vez mais difícil gerenciar de forma manual o histórico e andamento dos casos. Assim, quando um cliente pergunta se o processo andou, pode ser um desafio responder a pergunta de forma simples e rápida. 

Além de correr o risco de interromper o trabalho do advogado e da advogada, a busca por atualizações nos processos pode demorar. É preciso saber quem registrou o andamento e onde está localizado, geralmente em uma planilha. Sem falar que, dependendo da organização do escritório, acaba colocando o cliente em uma situação desconfortável caso não haja um registro das movimentações dos processos.

Com automação de um software jurídico

Por outro lado, com um software jurídico, todas as etapas do atendimento ao cliente ficam mais profissionais. É fácil mapear todo o caminho que o processo já passou e repassar para o cliente. Afinal, você consegue manter o histórico atualizado e acessar do celular. Assim, é fácil deixar o cliente sempre informado sem que isso gere grande esforço da sua equipe.

O Astrea, por exemplo, conta com um espaço para você criar o histórico de atendimento do cliente, registrando todas as informações importantes sobre o atendimento. Tem também o histórico manual,onde você pode inserir o andamento dos processos.

Nesse histórico, o advogado pode traduzir o juridiquês e explicar as informações do andamento para que o cliente entenda. E cada um deles possui um acesso ao cliente no sistema, podendo visualizar todas as informações. Se quiser deixar ainda mais pessoal e personalizado, você pode habilitar o sistema para enviar alertas automáticos ao e-mail. 

Com o Astrea, portanto, você pode criar uma relação mais transparente com os seus clientes, evitando conflitos e aumentando a confiança no seu trabalho. Veja mais sobre como elaborar um Manual do Cliente na Advocacia.  

6. Diminuição do risco de erro

Pelo método manual

Para quem prefere o método mais artesanal, os riscos de erro humano são constantes. Um erro de digitação pode comprometer a informação. Uma linha deletada sem querer em uma planilha pode afetar o cumprimento dos prazos.

Por isso, para quem faz o acompanhamento processual manualmente, a atenção deve ser redobrada.

Com automação de um software jurídico

Com um software jurídico grande parte do trabalho é feito automaticamente, evitando esses erros manuais. As suas informações saem dos sites dos Tribunais e Diários Oficiais diretamente para o Astrea, sem você ou alguém da sua equipe precisar atualizar o sistema. 

Os softwares jurídicos da Aurum (Themis e Astrea) possuem robôs próprios que acessam essas informações, não sendo necessário a terceirização do serviço. Por isso, quando os tribunais barram o acesso à informação, é possível contornar a falha internamente com mais rapidez.

Para o cliente, isso se converte em facilidade de resolver questões do tipo direto com a Aurum, de forma menos burocrática. Ter os nossos próprios robôs também nos permite resolver eventuais bloqueios com agilidade.

Conheça mais sobre o Astrea: software para acompanhamento processual

Se você chegou até aqui, já percebeu que o Astrea é um grande aliado para realizar um acompanhamento processual mais moderno e rápido. Afinal, o sistema faz a busca das atualizações de forma automática e ainda facilita ações rotineiras, como a delegação de tarefas, a criação e gestão de documentos, e várias outras. Ou seja, ele poupa o seu tempo, elevando a produtividade, melhorando o atendimento ao cliente e a relação de toda a equipe.

Além de tudo isso, o Astrea ainda cuida do controle financeiro para você. Com a ferramenta de emissão de boletos, disponível no módulo de gestão financeira, o relacionamento com os clientes fica mais fluido, ajudando a evitar a inadimplência. Ou seja, mais tranquilidade para cobrar e receber de clientes! 😉

E bom, nós sabemos que a sua rotina é corrida e muitas vezes você precisa estar fora do escritório. Por isso, com o aplicativo Astrea, é possível gerenciar o escritório mesmo a distância. 

Versão gratuita do Astrea

Como mencionamos no início do texto, muitas vezes advogados e advogadas em começo de carreira optam pelo acompanhamento processual manual, afinal, ainda não é possível investir financeiramente em outra solução. 

Se este é o seu caso, não se preocupe. Com o plano Light do Astrea você acessa os principais recursos de forma gratuita, por um ano. Assim, é possível cadastrar até 40 processos para acompanhamento automático. 

Conclusão

Refletir sobre as particularidades de cada etapa relacionada à escolha do método de acompanhamento processual é importante para avaliar se a maneira como o seu escritório está fazendo é realmente eficiente e lucrativa.

Afinal, o valor é uma das principais justificativas para adiar a contratação de um software jurídico. Mas quando se coloca na balança todos os benefícios, é fácil perceber que a mensalidade de um sistema sai muito mais em conta do que:

• Contratar estagiários e novos colaboradores;
• Deixar de conquistar novos clientes por não conseguir dedicar colaboradores a funções mais estratégicas;
• Deixar de fidelizar clientes por falhas no atendimento;
• Contratar várias ferramentas para fazer o que um software para advogados faz, entre outros.

Com os recursos de tempo, financeiro e energia que você economizar automatizando boa parte da rotina do seu escritório, você e sua equipe podem investir no que realmente faz o escritório crescer, como marketing jurídico, aquisição de clientes e atividades intelectuais.

Mais segurança na sua rotina jurídica
Mais liberdade no dia a dia

O Astrea automatiza as tarefas repetitivas e otimiza a gestão do seu escritório para você ter mais tranquilidade. O Astrea otimiza a gestão jurídica do seu escritório para você ter mais tempo e tranquilidade.

Conhecer o Astrea

Perguntas frequentes sobre acompanhamento de processos

O que é um acompanhamento processual?

O acompanhamento processual é parte fundamental da advocacia. Por meio dele, são observadas as movimentações de processos para que nenhum prazo seja perdido. Esta atividade pode ser feita de forma manual, por meio dos sites de Tribunais e registros em planilhas, ou automática, por meio de um software jurídico.

Como automatizar o acompanhamento processual?

É possível garantir o acompanhamento automático de seus processos com o uso de um sistema jurídico. O mercado conta com opções diversas, que contemplam desde advogados em início de carreira até grandes bancas. O software Astrea, por exemplo, oferece três opções de planos, que se adaptam em valor e funcionalidades.

Como escolher o sistema de acompanhamento de processos ideal?

O sistema de acompanhamento de processos ideal é aquele que melhor se adaptar a sua rotina e a de seu escritório. Para isso, é importante pesquisar e testar os sistemas disponíveis no mercado. O Astrea, por exemplo faz buscas automáticas por meio do número da OAB ou do CNJ.

Agora é a sua vez! E você, o que pensa sobre o acompanhamento processual? Tem alguma dica sobre o assunto para compartilhar com a gente? Comente aqui embaixo! Vamos adorar saber. 😉

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