Se você acompanha as inovações do mundo do Direito, sabe que a automação jurídica representa um futuro inevitável. Mais do que auxiliar na gestão de tarefas, a sua aplicação revoluciona o trabalho dos advogados, evitando deslocamentos desnecessários e favorecendo uma atuação estratégica frente a um mercado cada vez mais ágil e qualificado.

Uma tendência recente é a chamada advocacia 4.0, que busca agregar diferentes tipos de recursos tecnológicos – como internet das coisas, banco de dados e inteligência artificial – para aumentar produtividade, reduzir custos, facilitar rotinas e até mesmo ampliar a oferta de serviços. Ou seja, incorporar tecnologias e automatizar atividades significa otimizar e modernizar a advocacia.

Mas como esses benefícios acontecem na prática? Neste artigo, vamos responder algumas dúvidas recorrentes para que você entenda mais sobre o assunto e avalie como e qual é o momento de inserir seu escritório nessa nova realidade. Confira os detalhes!

O que é automação jurídica?

Mais do que digitalizar documentos e arquivos, a automação jurídica vai além da informatização do escritório. Afinal, permite que atividades de suporte do advogado sejam executadas por um sistema jurídico capaz de organizar e integrar informações e processos para uma gestão mais inteligente do negócio.

Um cuidado necessário ao adotar um sistema de automação, é revisar tarefas e rotinas em geral para que todos os setores, do técnico ao administrativo, estejam de fato atendidos e alinhados ao novo modo de funcionamento dos serviços. E para que atuem em sinergia na busca por melhores e mais resultados.

Perceba que a ideia não é substituir advogados por máquinas, mas otimizar atividades operacionais, a fim de que a equipe tenha ferramentas qualificadas e tempo para desenvolver ações estratégicas, que tragam ganhos reais ao negócio.

As consequências são de implantar um sistema de automação incluem precisão no acompanhamento dos processos em andamento e excelência no atendimento aos clientes. Benefícios naturalmente convertidos em vantagem competitiva para o seu negócio.

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Como a automação jurídica melhora a rotina dos advogados?

Além de exigir dos advogados uma nova postura na execução das suas atividades e uma nova visão acerca do mercado, a influência da automação jurídica na rotina pode ser verificada em diversos fatores. Confira os principais:

1. Aperfeiçoamento da organização e da gestão

A automação jurídica implica em acrescentar tecnologias — como um software jurídico — para otimizar as atividades do escritório e gerenciar processos e fluxos de trabalho.

O uso desse tipo de ferramenta permite gerenciar melhor suas atribuições e demandas, pois simplifica a organização do trabalho. Com os recursos oferecidos pelo sistema, fica prático delegar tarefas, estruturar agendas e atender aos inúmeros compromissos existentes.

O dashboard do sistema reúne todas as informações importantes , deixando-as mais acessíveis e fáceis de serem visualizadas em conjunto, além de controladas e manuseadas.

É possível colocar etiquetas personalizadas para classificar atividades e ainda receber avisos sobre os processos que não tiveram movimentação nos últimos 30 dias ou mais.

2. Crescimento da produtividade

A automação jurídica otimiza tempo e aumenta a produtividade nos diversos setores do escritório. E quando falamos nas atribuições dos advogados, esse quesito fica bastante evidente.

Se é normal o profissional dedicar um dia para fazer a carga de um processo, digitalizar documentos e realizar cópias, com o software esse procedimento leva alguns minutos. Isso porque as informações estão disponíveis no sistema.

Preencher planilhas de Excel, cada vez mais gigantes e confusas, também se torna trabalho obsoleto. Afinal, o sistema possui locais adequados para armazenamento e localização de cada tipo de informação.

3. Alavancagem do lucro

A atuação estratégica proporcionada por essa solução tecnológica favorece também o foco na aquisição e no relacionamento com a carteira de clientes. Sem a necessidade de empenhar tanto tempo às atividades rotineiras e burocráticas, é possível se dedicar a mais processos e à margem de lucro.

A otimização das tarefas e a qualificação das informações por meio da sua integração, podem, inclusive, estruturar o ambiente para agregar e criar outras opções ao mix de serviços oferecidos. 😉

4. Preservação e acesso rápido a históricos

O registro e o acesso a históricos de clientes e trabalhos em geral são aperfeiçoados com a automação de processos jurídicos. Se um cliente solicita informações a respeito de um caso encerrado há 5 anos, por exemplo, basta fazer a busca por nomes ou palavras-chaves pelo software e obter os dados necessários.

Em caso de desligamento de algum profissional, os processos que estavam sob sua responsabilidade são facilmente realocados sem prejuízos ao cliente. No caso de atividades administrativas, todos os dados também são devidamente guardados e revisitados no mesmo ambiente digital.

Como a automação jurídica auxilia no cumprimento dos prazos processuais?

Uma das principais preocupações dos advogados é o cumprimento dos prazos processuais. Com a demora nos trâmites da Justiça, é comum ter dificuldades para monitorar os processos. No entanto, esse é outro aspecto para o qual a automação contribui e faz diferença.

Por meio de um controle avançado, é possível manter datas e atividades sob controle, até mesmo aquelas delegadas a outros profissionais. Os softwares mais completos do mercado também contam com Inteligência Artificial (IA), que identifica padrões e categoriza as publicações por audiência ou prazo.

Tudo isso auxilia no cumprimento dos prazos processuais. Mas o sistema ainda conta com outros recursos que contribuem para essa atividade. Veja só:

Alertas automáticos

Um bom software para advogados é integrado aos sistemas dos tribunais e envia alertas automáticos assim que são feitas atualizações. Dessa maneira, fica impossível perder as movimentações jurídicas.

Além disso, é possível configurar o sistema para receber somente o que for desejado entre as inúmeras publicações dos diários oficiais, selecionando o conteúdo.

Agendamentos

O melhor software jurídico conta com agenda integrada, que indica prazos, compromissos e audiências. Os agendamentos podem ser interligados à mesma funcionalidade do Google ou da Apple. Assim, os prazos são acompanhados e você ainda anota todos os compromissos mais importantes.

Por que é importante contar com um software completo?

Ao longo de todo este post, verificamos que a automação jurídica depende diretamente de um software especializado. Contar com uma solução completa é a maneira mais eficiente de implementar a mudança para todas as áreas, ao invés de aderir a tecnologias que resolvem problemas isolados.

Implementar a automação é um desafio, pois além de atualizar a maneira de executar os serviços, requer uma revisão geral dos processos. É trabalhoso, mas um sistema completo já traz visão e estrutura amplas para tocar as atividades com eficiência.

Além disso tudo que já foi falado, listamos algumas vantagens que um software jurídico pode oferecer para o seu negócio:

Organização das demandas por processos ou casos

O uso de uma planilha de controle de prazos e processos é ineficiente e dificulta o acompanhamento das tarefas. O software jurídico organiza as demandas e as separa adequadamente. Assim, qualquer atualização é informada — e você nem precisa ter uma pessoa direcionada para essa função.

Integração das informações no sistema

Um dos grandes benefícios dos softwares é reunir as informações para facilitar o acesso e a gestão dos dados. Porém, mais do que agregar processos, também são incluídos outros conteúdos, como os do financeiro. Desse modo, é mais fácil fazer o fluxo de caixa, gerar relatórios, emitir faturas e executar outras atividades.

Gestão de equipe

As funcionalidades da ferramenta permitem controlar o fluxo de trabalho da equipe, a fim de identificar o nível de produtividade, potenciais gargalos e oportunidades de melhoria. Com esse monitoramento, o gestor verifica os indicadores relevantes para o negócio e tem uma atuação focada em resultados.

Gerenciamento de processos

A integração de um software jurídico completo com os sites dos tribunais otimiza o acompanhamento processual, pois realiza um gerenciamento inteligente. Por exemplo, os lotes são cadastrados apenas uma vez com o número da OAB e você recebe as atualizações quando necessário, seja por e-mail, seja por notificações do sistema.

Administração financeira

Seu escritório é voltado para advocacia, mas a gestão financeira também é importante. Com um suporte tecnológico que também inclui um módulo voltado para essa finalidade, você economiza tempo e dinheiro. Além disso, consegue manter as contas organizadas e administrar os recursos num mesmo sistema, ou seja, da melhor forma possível.

Gestão de clientes

Os clientes têm particularidades e cada caso é diferente do outro. Atender a todas as especificidades nem sempre é fácil, mas o software jurídico pode ajudar. Com ele, os advogados têm mais tempo para gerenciar a carteira de clientes e cuidar das mais diversas situações com a devida atenção.

Conclusão

Ficou claro que todo esse trabalho estratégico é otimizado pela automação jurídica. Incorporando tecnologia, você evita perder tempo com ações operacionais e consegue realizar as atividades que trarão verdadeiros benefícios ao seu escritório.

E se ainda assim estiver fora da sua realidade investir em um software jurídico, você pode começar a usar o Astrea gratuitamente durante 1 ano, e conhecer a tranquilidade de uma rotina produtiva de verdade. Você terá acesso também ao App Astrea, um benefício gratuito para completar a sua experiência com o software jurídico líder do mercado, indicado principalmente para os momentos mais corridos da sua rotina. 

O que você acha de colocar essas ideias em prática? Também deseja realizar uma boa automação jurídica para o seu escritório? Deixe seu comentário e conte sua experiência! 😉