Um sistema de gestão de escritório de advocacia é capaz de reunir e organizar informações de um negócio jurídico como um todo. Os mais completos contemplam andamentos processuais, histórico de clientes, controle financeiro e de tarefas, entre outras funcionalidades.

Ao pensar na organização de projetos para escritórios, considero importante contar com um software para colocar em prática bons planejamentos. Isso porque, além de aumentar os resultados, é uma forma de evitar surpresas e antecipar situações desfavoráveis.

Depois de dois anos usando o software jurídico Astrea, e hoje com uma equipe de mais de 10 pessoas, posso afirmar que o escritório de advocacia de qual sou sócia teve um salto em termos de organização.

O Astrea é uma excelente ferramenta para gerir projetos e melhorar o aproveitamento de seu tempo no trabalho. Isto porque, concentrando todas as demandas do dia-a-dia, permite que a administração do escritório de advocacia seja mais segura e eficiente. Neste texto, vou compartilhar um pouco sobre a minha experiência. Confira!

Como uso o Astrea para a gestão de projetos do escritório

De cara, a área de trabalho do Astrea mostra as tarefas que estão pendentes, priorizando-as de acordo com escala de urgência. Mas há outros diferenciais que o uso de um bom sistema de gestão de escritório de advocacia garante aos escritórios.

Um bom exemplo é na organização de atividades e tarefas, que podem ser facilmente delegadas entre os demais usuários e também em equipes de trabalho. 

É uma funcionalidade importante quando a realização da tarefa não depende exclusivamente de uma pessoa ou quando a tarefa impacta no trabalho de outros profissionais. Nesta etapa, o Astrea também possibilita que os usuários interajam dentro da própria tarefa, fazendo comentários, de forma a manter um histórico confiável acerca do andamento da tarefa.

No que diz respeito a agenda, além de ser facilmente integrada com a agenda do e-mail ou até mesmo do celular, o Astrea permite filtrar as demandas por tarefas, prazos, eventos e audiências.

Organizando o sistema de gestão de escritório de advocacia

Para a minha melhor organização, eu divido e adapto as funcionalidades do sistema de gestão de escritório de advocacia da seguinte forma:

Tarefas

Demandas do escritório que não estão ligadas a prazos rígidos, mas que igualmente são importantes para o andamento dos trabalhos. Como exemplo, anoto como tarefas a solicitação de documentos aos clientes.

Dica de leitura: Como otimizar a divisão de tarefas em diferentes rotinas com o Astrea.

Prazos

Aqui entram todos os prazos, judiciais ou não, que precisamos cumprir. Geralmente são anotados de acordo com as publicações – que também são recebidas pelo Astrea! – e vinculadas ao processo a que se referem, tornando mais simples o trabalho do advogado que irá realizar o prazo.

Eventos

Como eventos, agendamos os compromissos em geral. Uma reunião, a participação em uma palestra etc. É importante porque, destacando a hora de início e de término, é possível gerir a disponibilidade de cada advogado e organizar a agenda sem contratempos.

Audiências

Em sentido amplo, consideramos como audiência qualquer compromisso, com data e hora agendada, que dependa do deslocamento das partes. Assim, para casos de perícia, audiência de instrução, audiência de conciliação, sempre colocamos como audiência e na descrição, especificamos do que se trata.

Otimizando o sistema de gestão de escritório de advocacia

Todas estas categorias podem ser filtradas individualmente por tipo, por responsável, por intervalo entre datas, por cliente, entre outros. Assim, em poucos cliques conseguimos identificar quantas audiências foram (ou serão) feitas no mês, quantos prazos e assim por diante. Também é possível identificar quem faz mais audiências, qual é o cliente que gera maior demanda de trabalho.

Além disto, no sistema de gestão de escritório de advocacia Astrea todo o histórico é mantido. Se os compromissos foram feitos, se não foram, se estão atrasados, se foram cancelados. Acompanhar o status das demandas de forma centralizada pode te ajudar a diminuir erros e a manter um bom nível de qualidade quanto às entregas.

Também, com estas informações disponíveis, torna-se mais fácil colocar em prática o planejamento do escritório e também tomar decisões mais assertivas, alocando melhor recursos, gerando novas oportunidades, etc. 

Para a gestão de projetos, no entanto, não existe um modelo totalmente fixo e determinado: é importante que você coloque em prática a organização do trabalho de forma integrada e considere que ter todos os procedimentos centralizados em um único lugar. Desta forma, auxilia a ter uma visão ampla de todo o projeto.

Vantagens do sistema de gestão de escritório de advocacia em projetos

Na prática, é comum que advogados deixem de usar um sistema de gestão de escritório de advocacia pela dificuldade de utilização ou pela necessidade de usar mais de um controle. 

Dentre as vantagens do software jurídico Astrea, como já falamos, está a concentração de todas as informações do escritório em um só lugar, desde os contatos, agenda de compromissos, até o planejamento financeiro.

Mas não para por aí. A forma de gestão centralizada que o Astrea propicia permite documentar a atuação do escritório em cada caso e também ter uma visão ampla da equipe, evitando microgerenciamento e a necessidade de uma supervisão totalmente manual por parte dos líderes.

Como é na prática

Como cada colaborador recebe a sua demanda, já sabe que é responsável por aquilo. Assim, não há necessidade de outras comunicações e também sem perigo de as informações se perderem.

Com tudo em ordem com relação às demandas previstas em cada caso ou processo, no sistema de gestão de escritório de advocacia também é possível agir de forma preventiva ou pró-ativa. O Astrea, por exemplo, notifica sobre os processos que tiveram andamento no site dos Tribunais, sobre os aniversariantes. 

São informações que aproximam o relacionamento com o cliente e com parceiros. Além disso, permitem que a estratégia do processo seja mais incisiva, afinal é possível visualizar os andamentos antes das publicações e também visualizar os processos sem movimentação.

Ter a experiência de um sistema de gestão de escritório de advocacia que facilita o controle de informações e dos processos de forma unificada, sem precisar buscar os dados em arquivos esparsos, com toda certeza melhora a produtividade do advogado e também os resultados.

Você pode ter isso também no seu escritório! Comece a utilizar o Astrea grátis e tenha todas as informações sobre como digitalizar e integrar as informações do seu escritório em um só lugar. 

E você, como organiza seus projetos? Já pensou em utilizar um sistema de gestão de escritório de advocacia para facilitar essa etapa? Compartilhe com a gente suas dúvidas e impressões nos comentários abaixo! 😉