Como será que os escritórios e advogados estão se organizando para se adequar às mudanças trazidas pela quarentena? Essa foi uma das várias perguntas que surgiram por aqui ao pensarmos em nossos clientes, leitores e seguidores.

Foi em busca de respostas e de informações úteis para compartilhar com você neste de momento de mudanças e adaptações que decidimos bater um papo com Daniel Marzari, sócio do escritório Oneda & Marzari – Advogados Associados, para o blog da Aurum. 

Cliente Astrea há quase um ano, o escritório de Daniel presta serviços nos âmbitos consultivo e contencioso e possui bases em Mato Grosso e Santa Catarina. Contam com 32 colaboradores, sendo 22 advogados. No entanto, atualmente, estão todos da equipe, sem exceção, trabalhando em regime de home office. 

Na conversa que você lê a seguir, Daniel comentou como foi (e está sendo) a transição para o novo modelo de trabalho e falou sobre a importância de contar com um bom software jurídico na rotina do escritório, inclusive em períodos de instabilidade e grandes mudanças. Confira!

Como o escritório Oneda & Marzari está se adaptando à crise

O que motivou a contratação do Astrea no escritório?

Daniel: Quando a gente abriu o escritório em Santa Catarina, a gente precisava de mais comunicação. O sistema que a gente usava já não atendia mais a demanda. Tinham algumas coisas que ainda eram feitas manualmente, em tabelas, porque o sistema anterior não dava vazão. Então buscamos um software que atendesse o que a gente precisava. 

Nosso intuito era englobar as unidades do escritório como um todo [Santa Catarina e Mato Grosso], aumentar o número de usuários, melhorar a forma de controle e unificar toda a equipe em um mesmo sistema. Tudo é um mesmo escritório, todas as unidades seguem as mesmas diretrizes, precisávamos de padronização.

Eu fiz uma pesquisa de mercado, cotei outros sistemas e optei pelo Astrea pelo melhor custo/benefício. 

Como vocês utilizam o Astrea no escritório?

Daniel: Começamos menores, hoje a gente tem acesso para 30 pessoas no software. Só não têm acesso algumas que atuam mais na parte administrativa. Mas todo o controle de pauta, audiência, financeiro, prazos de maneira geral, e tarefas do dia a dia… tudo isso é feito de forma digital pelo Astrea. 

São vários prazos por dia, várias publicações. A gente recebe em torno de 300 a 600 publicações diárias, então tem que ter um cuidado e controle muito grande para não perder os prazos. O acompanhamento e a comunicação de trabalho também é toda feita no sistema.

O que mudou no escritório com a contratação do Astrea?

Daniel: Como o Astrea abrange mais funções que o sistema anterior e tem mais funcionalidades, a gente conseguiu dinamizar mais o trabalho, fazer uma melhor divisão de atividades e aperfeiçoar o acompanhamento das ações. Tudo isso sempre focando em evitar a perda de prazos e prevenir outras situações. 

Então, com diferentes [perfis de] usuários no sistema, por exemplo, se acontecer qualquer situação inesperada, eu sei quem fez, o que fez, para tentar corrigir. Assim consigo ter a informação mais a mão.

Outra coisa que o sistema trouxe é a parte de Inteligência Artificial, que consegue já fazer uma leitura prévia [dos andamentos processuais] se é prazo ou audiência. Isso facilita muito e contribui até na rapidez de cumprir aquele prazo. 

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A chegada da Covid-19 ao Brasil trouxe muitas mudanças, inclusive nos escritórios de advocacia, que passaram a atuar em regime de teletrabalho. Como foram essas mudanças no seu escritório?  

Daniel: Nós informamos aos clientes que iríamos aderir ao modelo de teletrabalho e todos os colaboradores estão fazendo o trabalho em casa. Nós estamos fazendo alguns atendimentos por Whatsapp e telefone, mas o restante conseguimos administrar bem.

Em quais momentos ou atividades vocês sentiram mais impacto até agora?

Daniel: A gente faz um trabalho no escritório de compliance e clima organizacional, e isso facilita bastante. Já temos uma estrutura com dinâmicas de trabalho, fluxos e tudo mais. Nós temos tudo informatizado: nosso servidor tem acesso remoto, os prazos a gente controla pelo Astrea. Hoje, todo mundo consegue acessar todos os dados remotamente. Em torno de 95% dos nossos processos são eletrônicos, isso facilita bastante. 

A parte do trabalho mais operacional, como a confecção de peças, também seguiu tranquila. O que dificulta são as atividades presenciais, os prazos suspensos, as audiências, o atendimento ao cliente. 

Vocês sentiram algum impacto no volume de trabalho? Como estão lidando com isso? 

Daniel: Fizemos algumas adequações de horários, estabelecemos algumas metas diárias para os colaboradores em home office e fizemos o acompanhamento disso. Inclusive, essa é uma das coisas proporcionadas pelo Astrea, pois, por meio dele, conseguimos acompanhar as tarefas de cada um. 

Assim, por mais que os prazos estejam suspensos, conseguimos dar vazão às demandas e não vamos ficar com acúmulo de trabalho lá na frente, quando retornarem os prazos e audiências. Até porque o judiciário está em teletrabalho… Então tem publicação, tem sentença, tem ácordão. 

Em relação aos nossos clientes, o que temos visto é que muitos da área empresarial estão sentindo os efeitos da crise. Aí cabe também a nós, advogados, nos adequarmos ao mercado. Em alguns casos é possível prestar um trabalho preventivo, já que tiveram algumas novas medidas das partes trabalhista e tributária, por exemplo.

Como ficou a divisão e o acompanhamento das atividades no formato home office?

Daniel: Já há algum tempo a gente vem trabalhando com fluxogramas e organogramas de funções: quem faz a tarefa, quem faz a checagem e conferência, e tudo mais. Então hoje, no teletrabalho, seguimos mantendo esses fluxos. 

Claro que a gente trata algumas diretrizes e questões pontuais por telefone, Whatsapp ou chamada de vídeo. Mas o grosso do volume de trabalho, como a gente já tinha fluxos adotados, foi só seguir normalmente. 

O que estamos acompanhando mais agora é a questão da produtividade, as metas que estabelecemos no início da semana, para manter a rotina de trabalho que comentei antes. 

O Astrea contribui para facilitar esse momento de adaptação do escritório ao home office?

Daniel: Ah, facilita bastante. Só pela plataforma ser digital, de você poder consultar de qualquer lugar o que tem para fazer, se organizar, poder delegar tarefas, deixar registrado quem fez, por que e como fez, contribui muito na produtividade – o que é realmente muito importante.

A equipe do escritório se adaptou bem ao Astrea?

Daniel: O sistema é bem didático, intuitivo. Não tivemos dificuldades. O pessoal gosta bastante do sistema. Ele é bem simples para utilizar, não tenho dificuldades em ensinar para novas pessoas quando entra um colaborador novo. Não tem segredo.

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Você acha que, nesse momento, contar com um software jurídico pode trazer benefícios para o restabelecimento de escritórios de advocacia?

Daniel: Na verdade é um item essencial. Se você não tem uma forma de controle remota e, em uma situação de isolamento social, precisa se deslocar ao escritório para ver o cumprimento de um prazo, ou receber uma publicação, é um problema. 

Acho que nem é só pela questão atual, é que quem não ainda tem [um software jurídico], precisa fazer esse upgrade para o trabalho, senão vai parar no tempo. Hoje com os processos eletrônicos, com a nova dinâmica, com a celeridade do judiciário em muitas questões, sem esse acompanhamento digitalizado você acaba deixando o bonde passar. 

Não só durante a quarentena, o sistema é essencial sempre para fazer esse controle. Como ter esse controle trabalhando remotamente? A gente sabe que nem todo mundo tem essa percepção de que o home office é um dia de trabalho normal. Então sem esse acompanhamento que um sistema oferece você não tem como identificar nem tratar esses problemas. Ainda mais em equipes maiores, é quase obrigatório. Não vejo, hoje, como não ter um sistema.

Que dicas você daria para quem está buscando por um sistema jurídico agora?

Daniel: Eu sempre falo com colegas que há questões que não são despesas, são investimentos. Você investe em uma melhora. 

Você usar um sistema que te dê uma segurança de que a equipe está fazendo um bom trabalho, que você está fazendo o acompanhamento adequado, ou que auxilie no atendimento ao cliente, com certeza vai reverter lá na frente em faturamento. Além do que, para prestar um bom trabalho é necessário ter boas ferramentas para isso. 

Agora, principalmente, você não vai no fórum, ou na vara do trabalho, no judiciário, todos os dias ver o andamento do processo.  Então, hoje, eu não vejo como um escritório trabalharia sem um sistema jurídico. 

Rodar controle por planilhas, tabelas… é impossível, principalmente para escritórios com muitas pessoas. Eu falo isso tudo porque pesquisei bastante no mercado e optei pelo Astrea porque, para a minha demanda, que tem um bom número de processos, ele atende bem às necessidades e é um ótimo custo-benefício. Então, para quem precisa economizar, perto de outros sistemas ele é muito completo e por um bom valor. Vale a pena mesmo!

Onde encontrar Daniel Marzari

Site: http://onedaemarzari.com.br/