Para muitos advogados, a agenda jurídica em papel é um dos objetos mais preciosos de toda a sua rotina. Principalmente na fase de planejamento para o próximo ano, esse caderninho tão valioso passa a ser assunto em conversas no escritório e até por aqui, na internet. Qual modelo comprar? Ainda vale a pena manter registros em papel? Que outras alternativas existem?

Nós falamos diversas vezes sobre o quanto a tecnologia mudou a forma de fazer negócios. A advocacia não escapou desse cenário. Inclusive, o “raio modernizador” chegou também às agendas e aos caderninhos de registro. E já faz algum tempo. Ainda assim, muitos advogados e escritórios não abrem mão da clássica combinação papel e caneta e seguem usando a agenda jurídica como principal registro de informações.

É aí que, antes de mergulhar de vez em alguns motivos para que isso aconteça, lançamos uma provocação: será que o apego ao modelo analógico de organizar a rotina e reunir dados não se trata de uma resistência ao novo e à tecnologia? E, além: será que essa resistência não atrapalha mais do que ajuda? Para facilitar essa percepção, vamos primeiro explicar rapidamente os perfis de pessoas no uso de ferramentas de produtividade para advogados.

Quem é você no relacionamento com a tecnologia?

Tradicional

Pessoas com este perfil precisam escrever suas prioridades. E, na opinião delas, o bloco de notas do celular não é o melhor ambiente para isso. Pessoas tradicionais adoram agenda, caderno e planner (planejadores em papel). E, muito provavelmente, só aderem às soluções tecnológicas se estiverem convencidas de que vão ter alguma grande vantagem com isso.

Misto

Este perfil predomina nos escritórios atualmente – pode observar! São aquelas pessoas que usam bloco de notas no celular ou no computador, aplicativos de listas, Google Calendar e ferramentas para controle de tarefas em geral, mas sempre levam seus cadernos de anotações para as reuniões. Pessoas com esse perfil combinam o uso de soluções analógicas e digitais.

High Tech

Sabe aquela pessoa que resolve praticamente tudo pelo celular ou computador? Pessoas high techs não usam mais cadernos e fazem tudo o que é possível de forma digital. Se elas já usaram agenda jurídica em papel, nem se lembram mais. Com o avanço da tecnologia mobile, esse perfil tem ganhado cada vez mais espaço na sociedade e nos escritórios de advocacia. Um exemplo é o advogado home office, que atua de casa ou de espaços alternativos e utiliza a tecnologia para executar suas tarefas.

7 motivos para abandonar a agenda jurídica em papel

Reconhecer seu perfil tecnológico é o primeiro passo para compreender as razões que levam você a optar pela clássica agenda para advogados ou por alternativas mais modernas e digitais.

Agora que você se encontrou tecnologicamente, vamos apresentar os principais motivos para abraçar as mudanças nesse ano novo e parar de centralizar as informações na sua agenda jurídica. Conforme você se sentir confortável, vai conseguir decidir com clareza se migra de vez para o digital ou se mantém uma rotina no meio do caminho. Essa última opção pode, sim, funcionar. Mas requer alguns cuidados (muito) importantes, que você vai entender melhor depois de ler a lista a seguir. 😉

Motivo 1 – Falta de integração com informações importantes do escritório

Se você usa a agenda jurídica como única ou principal forma de registrar informações de clientes, detalhes sobre processos e casos do escritório e traçar estratégias, nós precisamos ter uma conversa séria. Diferente das soluções digitais, como softwares jurídicos ou aplicativos mais genéricos de organização e produtividade, a agenda em papel não contextualiza as informações.

“Tá, mas por que isso é um problema?”, você pode se perguntar. Em uma rotina intensa, em que tempo é ouro e produtividade é palavra de ordem, não ter os dados reunidos de forma contextualizada pode ser um atraso no dia a dia do escritório. Afinal, é bem provável que cada tipo de registro esteja em um local diferente. E, até que você consiga acessar todas as informações que precisa, vai ter que revirar arquivos, verificar planilhas e gastar alguns minutos folheando a agenda até encontrar.

Quando isso acontece uma vez, tudo bem. Mas e quando a situação se repete, as informações ficam desorganizadas e atividades importantes, como reuniões e atendimento ao cliente, ficam prejudicadas? Além dessas questões, existem outras que vamos abordar na sequência.

Motivo 2 – Mobilidade prejudicada

Enquanto organização individual e até como uma maneira de levar mais criatividade para a rotina, as soluções mais lúdicas e analógicas são muito bem-vindas (apresentamos duas ótimas soluções aqui).

Mas é preciso repensar sobre o quanto essa alternativa dificulta ou não a mobilidade no escritório. O raciocínio é simples: a maneira como eu faço meus registros são facilmente acessíveis para as outras pessoas da equipe? Se eu ou outro colaborador se ausentar, o trabalho vai continuar fluindo normalmente? E na hora de decidir quem fica com a agenda jurídica ou caderno de registros quando surge uma viagem à trabalho? E se, por distração ou correria, você esquece seu caderno em casa?

Além de dificultar o acesso às informações, manter registro apenas em papel dificulta saber o que está acontecendo no escritório quando você não estiver fisicamente presente. Nós desenvolvemos um conteúdo completo a adaptação ao home office para advogados. Nele, a gente aborda com mais profundidade a questão da mobilidade. Vale a pena dar uma olhada para avançar na reflexão. 😉

Motivo 3 – Risco de se atrasar ou perder compromissos

Vai parecer até brincadeira. No entanto, por mais que seja uma abordagem descontraída, o assunto aqui é sério! Afinal, estamos falando sobre produtividade, a palavra do século. Mas… você já reparou que as agendas em papel não enviam notificações para lembrar você dos seus compromissos, reuniões, audiências e outros eventos?

Se você conta com o auxílio de uma secretária de advogado, esse problema pode não estar muito claro. Afinal, ela sempre mantém você informado sobre tudo o que aconteceu e vai acontecer, certo? Bom… a verdade é que a agenda jurídica em papel também dificulta o trabalho da sua secretária.

Ela poderia fazer o controle de eventos e compromissos internos e externos de forma online e integrada aos dados dos clientes, casos e processos. E vocês dois poderiam ter acesso às mesmas informações ao mesmo tempo, evitando ligações desnecessárias e impedindo que você se atrase ou perca alguma reunião. Isso porque as agendas digitais e os sistemas para advogados que possuem integração de dados avisam você em tempo real.

Dessa forma, inclusive, além de garantir o cumprimento dos compromissos, o controle de prazos fica ainda mais eficiente!

Motivo 4 – Seu escritório pode perder clientes

Conquistar novos clientes é muito mais custoso do que manter os antigos. Também por isso, o cuidado com o registro de informações de contato, a manutenção de um histórico completo do atendimento e a riqueza de detalhes na coleta e no armazenamento das informações é tão sensivelmente importante. E é praticamente impossível fazer esse controle minucioso em uma agenda jurídica em papel.

No entanto, essas informações são valiosíssimas! São elas que vão garantir um atendimento de qualidade e um pós-venda eficiente. E quando colocamos na balança, o tempo gasto com as anotações na agenda jurídica ou até mesmo em planilhas no Excel é consideravelmente maior do que utilizar um software específico para escritório de advocacia.

Dessa forma, vale a pena repensar se reunir contato de clientes, históricos e outros dados em papel não está diminuindo a agilidade do atendimento, impedindo seu escritório de atender mais pessoas e penalizando a qualidade do atendimento. Tudo isso potencializa os problemas de prospecção de novos clientes e na fidelização dos já conquistados.

Muitos escritórios e advogados, como a Mariana Gonçalves, do canal Minutos de Direito no Youtube utilizam um software jurídico na nuvem. Inclusive, ela tomou essa atitude depois de sofrer um tanto com os registros em caderno. Mariana contou toda essa história para a gente em uma entrevista para o nosso livro digital sobre atendimento ao cliente. Se você ainda não leu, vale a pena baixar gratuitamente. 😉

Baixe o guia para encantar clientes com um software jurídico

Motivo 5 – Dificulta o trabalho em equipe

Se uma agenda jurídica em papel não envia notificações, ela também não automatiza a delegação de tarefas, certo? Brincadeiras à parte, os cadernos e os bloquinhos de papel limitam o acesso às informações apenas a quem detém o objeto. Dessa forma, o escritório e os colaboradores ficam dependentes da sua presença.

Já falamos sobre isso mais acima, mas, sempre que você esquecer ou perder sua agenda para advogado, um pequeno (talvez nem tão pequeno assim) caos se instala no escritório. Isso sem mencionar as questões de mobilidade, que também já falamos por aqui.

Motivo 6 – Compromete a produtividade

Todos os motivos anteriores culminam, de alguma forma, na perda de foco e produtividade. Despender mais tempo do que o necessário para fazer qualquer atividade é um dos principais motivos que fazem com que até as pessoas mais tradicionais se rendam às soluções digitais. Até porque a questão ultrapassa a vontade e esbarra no funcionamento do escritório de maneira geral.

Dessa forma, a agenda jurídica vai ficando cada vez mais reservada às questões de interesse pessoal e as planilhas vão dando lugar a sistemas mais completos, que reúnem agenda, gestão de processos e casos, gestão de documentos e financeira e gestão de clientes em uma mesma ferramenta. Rompendo com o que talvez seja o maior receio de muitas pessoas, atualmente, existem software jurídicos completos e fáceis de usar, o que facilita (e muito!) a transição do papel para o ambiente digital.

Motivo 7 – Resolve parcialmente a questão da organização

O uso quase religioso da agenda jurídica é muito comum entre advogados que valorizam a organização. Mas será que essa é a melhor maneira de fazer isso? Nós não podemos responder por você, mas questionamos sobre o quanto as soluções analógicas não deixam a desejar em alguns aspectos.

Por exemplo: a agenda para advogados em papel não possui integração com outras ferramentas. Enquanto as soluções digitais são capazes de substituir os cadernos e bloquinhos de forma mais completa, integrando outros tipos de solução, como o Google Calendar.

Outro ponto é a gestão da equipe, os compromissos compartilhados entre pessoas e o acompanhamento das atividades (tanto para você saber no que as outras pessoas estão trabalhando quanto para elas saberem o andamento das suas tarefas). O alinhamento entre o time é muito importante para a produtividade do escritório. Por isso, encontrar uma forma de melhorar a comunicação é uma necessidade para que o escritório se desenvolva de forma saudável.

Estamos declarando o fim da agenda jurídica?

Não, esse não é e nem nunca foi o objetivo deste conteúdo. A nossa proposta é levantar questionamentos sobre a melhor maneira de usar a ferramenta e levar consciência para a necessidade (urgente) de um melhor relacionamento com a tecnologia. Afinal de contas, o futuro da advocacia anda de mãos dadas com o avanço tecnológico.

Porém, uma coisa não exclui a outra. A agenda para advogados pode ser um recurso interessante para o controle individual e até uma maneira mais lúdica para quebrar um pouco a seriedade da rotina. No entanto, é muito importante adicionar ao cotidiano, ainda que você trabalhe de forma autônoma, um momento para espelhar as anotações e compromissos anotados na agenda para alguma solução digital, de preferência na nuvem.

Nesse sentido, um bom software jurídico pode ser uma alternativa para melhorar sua organização, facilitar o trabalho em equipe e reunir várias ferramentas em uma única solução.

Se você tiver interesse no assunto, vai gostar de conhecer o seguinte conteúdo:

• Uma lista de 9 motivos para você repensar no uso de planilhas para o controle de processos;

Agora é a sua vez! Conta pra gente: você usa agenda jurídica na sua rotina? E as soluções digitais, também fazem parte do seu dia a dia? Compartilhe a sua história, comentário ou dica nos comentários! 🙂