O business intelligence trata-se de um conjunto de técnicas que são responsáveis por apresentar dados atualizados e históricos no contexto dos negócios. Assim, as empresas que contam com ferramentas de BI conseguem fazer análises profundas dos seus processos com base em dados sólidos. 

Atualmente, companhias de diversos ramos já entenderam o quanto podem se beneficiar a partir da coleta, análise e uso estratégico de dados. Com escritórios de advocacia e departamentos jurídicos não seria diferente. 

Todo esse processo, conhecido como Business Intelligence, ou BI, faz parte da rotina de muitos advogados e é por isso que ler este artigo hoje representará um grande passo para quem busca se manter competitivo frente à concorrência. Boa leitura! 

O que é Business Intelligence? 

O Business Intelligence significa inteligência de negócios e está relacionado aos processos de coleta, organização, análise e monitoramento de dados, sendo uma forma inteligente de otimizar falhas e manter uma empresa em destaque. 

Para que servem os dados? 

Antes de nos aprofundarmos sobre BI, vamos começar pelo começo. Quando falamos de dados estamos nos referindo desde os dados tradicionais, relacionados a faturamento, despesas, pagamentos e custos operacionais, até a gestão de informações com dados relacionados aos clientes e seus processos.

Quando esses dados são transformados em informações eles possibilitam uma visão ampla do negócio, servindo para identificar tendências e detectar falhas para a aplicação de medidas preventivas, em vez de corretivas. 

E é por isso que a integração dessas informações e a possibilidade de se gerar relatórios instantaneamente fornecidas pelo BI é tão valiosa. Com o Business Intelligence os advogados otimizam o seu tempo e os gestores conseguem tomar decisões mais ágeis e eficientes. A seguir contamos mais sobre sua função. 

Para que serve o Business Intelligence?

O objetivo central do Business Intelligence é auxiliar na interpretação e análise de informações para ajudar as empresas a identificarem oportunidades e riscos. 

Nele, são coletadas informações sobre concorrentes, clientes e potenciais clientes, fornecedores, serviços e produtos, entre outras. Assim, esses dados são convertidos em relatórios analíticos e com informações relevantes que auxiliam na tomada de decisões mais estratégicas e assertivas. 

Em outras palavras, podemos dizer que o BI funciona como uma bússola, norteando as ações de diversas empresas pelo mundo todo. 

Como o Business Intelligence surgiu?

O BI surgiu na década de 1960 sendo utilizado para compartilhar e explorar informações entre as empresas. Muitas décadas depois, agora muito mais desenvolvido, o Business Intelligence se aplica com o auxílio de plataformas e ferramentas tecnológicas especializadas, tornando o processo de análise de informações mais simples, eficaz e rápido. 

Como funciona o Business Intelligence?

Para implementar o Business Intelligence com sucesso no escritório ou departamento jurídico, é preciso primeiro conhecer e respeitar os principais pilares que o norteiam. 

Coleta de dados

A etapa de coleta de dados é o primeiro passo, sendo essencial para traçar um panorama geral. Nessa etapa as informações são analisadas de forma abrangente pelos responsáveis da tarefa para identificar alguns fatores como produtividade, oportunidades, riscos e os gargalos, por exemplo. 

Organização e análise dos dados

Dados são apenas números se não forem analisados. Logo, parte da construção de uma gestão baseada em business intelligence funciona a partir de análise e da transformação deles em informações. É isso que vai direcionar a tomada de decisão.

Assim, depois de coletados e extraídos, nesta etapa é onde os dados são organizados, podendo ser apresentados em relatórios jurídicos, gráficos ou planilhas eletrônicas

Monitoramento e controle

Os dados foram coletados, as informações geradas e apresentadas aos responsáveis pela tomada de decisão, agora é o momento de criar as ações necessárias e colocá-las em prática. 

Mas mais do que executar, é preciso monitorar para determinar se essas ações estão sendo efetivas ou não, em busca de novos insights e da correção daquelas que não trouxeram os resultados esperados.

Vale destacar que as aplicações de BI pedem urgência, uma vez que os dados mudam com frequência e a demora para apurar os resultados pode acarretar informações ultrapassadas, e consequentemente, decisões equivocadas ou fora do timing. 

Outro ponto relevante é que na etapa de coleta é preciso ter clareza na escolha dos indicadores jurídicos, considerando os objetivos e o cenário de cada empresa. Vamos explicar abaixo. 

O que são indicadores jurídicos? 

Implementar o Business Intelligence não se trata de coletar diversos dados, analisar métricas sem fundamento e traçar metas irreais. É preciso identificar indicadores de desempenho que façam sentido para a realidade do escritório ou departamento jurídico em questão. 

Alguns exemplos: margem de lucro; quantidade de horas trabalhadas; produtividade; custos de processos; contratos fechados; apontamento das horas e satisfação dos clientes. 

Assim, com os indicadores organizados e com propósitos claros baseado na necessidade de cada negócio, será possível gerar relatórios jurídicos que mostrem às partes interessadas o valor estratégico do departamento jurídico, analisando o que já é feito dentro do setor, quais medidas estão sendo positivas e quais ações devem ser adotadas para melhorar resultados abaixo do esperado.

Qual a relação entre Business Intelligence e Inteligência Artificial? 

Enquanto o Business Intelligence permite organizar, analisar, monitorar e compartilhar informações para as tomadas de decisões, as ferramentas de Inteligência Artificial utilizam algoritmos que permitem que máquinas executem funções que simulem decisões humanas. 

Dessa forma, essas duas tendências se complementam, ajudando empresas a solucionar problemas de forma precisa, automática e proativa. 

Quando aliada aos negócios, a IA pode automatizar tarefas burocráticas do cotidiano dos advogados, realizar análises de forma autônoma, aumentar a produtividade e melhorar as tomadas de decisões. Ou seja, enquanto o BI fornece os dados, a IA os ajuda a interpretá-los. 

Com o auxílio das duas tecnologias, é possível usar o grande fluxo de dados que envolve a rotina da advocacia para: 

Análises preditivas 

Análises de dados históricos para a extração de previsões futuras. Elas permitem que o escritório ou departamento jurídico faça análises de riscos e crie prognósticos alternativos. 

Análises prescritivas

Seu objetivo é identificar os impactos que as futuras tomadas de decisões terão nas metas da empresa, sendo possível fazer os ajustes caso necessário.

Como já percebemos, a era de transformação digital sugere às empresas o uso dessas tecnologias que possibilitam a automação de uma gama de atividades, a otimização de infinitos recursos de gestão e análises criteriosas para se manterem competitivas. 

E essa tendência de análise de dados é tão forte que chegou ao mercado jurídico com um conceito próprio chamado Legal Analytcs. 

Legal Analytics: dados na prática Jurídica

Legal Analytics é a aplicação de dados à prática jurídica através da Inteligência Artificial.

Desse modo, além de contarem com os anos de expertise e prática forense, os advogados passam a ser beneficiados com uma tecnologia que é capaz de esclarecer e solucionar diversas dúvidas e desafios que envolvem o ramo. 

Abaixo, veja alguns exemplos de atuação da Legal Analytics em ferramentas jurídicas, como softwares especializados: 

• Na jurimetria: importante aliado na análise para prever tendências e padrões em determinado assunto judicial, de modo a subsidiar a decisão dos advogados em ações judiciais.

• No marketing: pode ser usado para compreender o cliente ideal, a posição do negócio em relação aos concorrentes, e outros pontos.

• Na pesquisa jurídica: auxiliando a identificar precedentes ou normas que dão vantagem aos advogados do escritório ou departamento jurídico no tribunal. 

• Nas informações eletrônicas: ideal para vasculhar documentos de forma automatizada, como o GED (Gestor Eletrônico de Documentos).

Contudo, o Legal Analytics oferece mais segurança em processos judiciais, o aprimoramento da estratégia jurídica durante os casos e mais produtividade aos profissionais. E acredite, os benefícios da tecnologia para o setor não para por aí. 

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Como o Business Intelligence contribui com a advocacia? 

Até este ponto da leitura já ficou claro que as grandes bancas e departamentos jurídicos precisam transformar os dados em informações relevantes para que se tornem competitivos, e isso, independentemente do seu tamanho ou anos de experiência. 

E quando falamos de Business Intelligence na advocacia estamos pensando em utilizar inteligência artificial e sistemas jurídicos para favorecer a gestão do negócio e o trabalho jurídico. 

Ou seja, não se trata de um software que é apenas um banco de dados, e sim de um sistema que é um verdadeiro aliado do advogado moderno, ajudando-o a pensar de forma organizada sobre toda a operação do escritório.

E é por tudo isso que integrar o conceito de Business Intelligence na gestão de escritórios de advocacia virou uma tendência. Abaixo, listamos alguns benefícios promovidos por essa harmonia entre profissionais e a tecnologia.

Melhor gestão da informação

O gerenciamento do grande número de dados que circulam pelas empresas de advocacia  geram dificuldades e demanda extremo esforço. Por meio da tecnologia BI, é possível otimizar este cenário com a utilização de informações com maior fluidez, clareza, integração e segurança. 

Identificação de erros e falhas 

Por meio da automatização de tarefas é possível reduzir o número de falhas humanas. Já a partir de relatórios jurídicos e a análise desses dados, torna-se possível antecipar problemas, evitando adversidades e prejuízos. 

Otimização da rotina e mais produtividade 

Com o uso de uma ferramenta de apoio na gestão é possível deixar um grande volume de serviços burocráticos em segundo plano. Assim, todos os advogados ganham um tempo livre, podendo focar em tarefas mais importantes e relevantes. 

Conclusão 

Como vimos, a relação entre Legal Analytics e BI para advogados é intrínseca, pois ambas as soluções tecnológicas são voltadas para a análise inteligente de dados. 

Portanto, que as ferramentas tecnológicas de análise jurídica passaram a ser imprescindíveis na advocacia não há dúvidas. Cabe aos profissionais da área se atualizarem com a ajuda de cursos e treinamentos, sabendo que este investimento valerá a pena. Com expertise, uma base de dados em mãos e um ótimo software de BI, o sucesso será iminente. 

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