O Contract Lifecycle Management (CLM) é a gestão completa do ciclo de vida de um contrato, desde a criação até o encerramento, visando minimizar riscos e maximizar eficiência

Quanto mais contratos uma empresa tem, mais complexa se torna a gestão desses documentos, e os grandes escritórios e departamentos jurídicos, dentro e fora do Brasil, sabem bem disso. 

Uma pesquisa recente da EY Law descobriu que 90% dos líderes enfrentam desafios ao gerenciar contratos com suas equipes de compras, jurídicas e comerciais. 

Cerca de 57% desses gestores disseram que processos ineficientes retardam o reconhecimento de receita e 50% relatam que ineficiências resultaram em perda de negócios. 

Como resposta a este cenário, muitos estabelecimentos vêm testando a implementação de softwares CLM que prometem melhorias significativas para lidar com essa dor do setor. 

Neste artigo você entenderá o que é a ferramenta Contract Lifecycle Management – ou CLM, como também é conhecida – quando é a hora certa para investir nessa solução e seus benefícios na prática. 

O que é Contract Lifecycle Management (CLM)? 

Contract Lifecycle Management (CLM), em português, gestão do ciclo de vida do contrato, é uma solução de gerenciamento encontrada em softwares que usam uma tecnologia baseada em nuvem que ajuda as equipes jurídicas em todas as etapas que envolvem contratos. São elas: 

• Solicitação; 
• Criação; 
• Aprovação; 
• Negociação; 
• Assinaturas; 
• Armazenamento; 
• Obrigações; 
• Conformidade;
• Renovações;

Dessa forma, é ideal para empresas que lidam com um volume alto de contratos, sendo uma ferramenta que combina estratégia de processos e tecnologia para garantir que essas organizações obtenham o máximo de seus contratos sem sobrecarregar os advogados. 

Quais as principais funcionalidades de uma solução CLM? 

Para simplificar, separamos as principais funcionalidades dessa ferramenta, que: 

• Oferece armazenamento centralizado; 
• Ajuda na análise de dados e identificação de tendências;
• Oferece recursos para uma abordagem proativa para gerenciar contratos; 
• Ajuda a atribuir tarefas relacionadas às pessoas necessárias ao processo; 
• Oferece modelos padronizados, bibliotecas de cláusulas e idiomas; 
• Propicia o uso de alertas e notificações para acelerar o processo; 
• Evita as renovações automáticas desfavoráveis ao negócio; 
• Elimina prazos perdidos e erros de pagamento.

Por que os negócios jurídicos estão buscando um CLM?

É indiscutível que em algum momento, o aumento do volume de contratos dificultará o seu gerenciamento quando feitos através do Word ou Excel, por isso é comum equipes jurídicas se depararem com questões como:

• Onde encontrar as versões mais recentes desses contratos? 
• Esses contratos foram alterados em algum momento? 
• Onde é possível encontrar os anexos mais relevantes desse documento? 
• A quem pertence este contrato? 
• Quem é o responsável por concluir as ações necessárias durante cada fase do ciclo de vida deste contrato?

Entre outras problemáticas que aumentam à medida que a empresa também cresce, como comentários, emendas e alterações que podem se perder no processo. E no mundo dos negócios, todos sabem que erros costumam custar caro, e é por isso que as ferramentas tecnológicas se tornaram verdadeiras aliadas. 

A seguir falamos mais dos benefícios do uso de uma ferramenta CLM.

Quais os benefícios de contar com um Contract Lifecycle Management (CLM)?

Quase todos os aspectos do processo de CLM podem ser realizados manualmente, mas a incorporação de um software específico economiza um tempo valioso, reduz riscos e oferece uma visão simplificada dos detalhes do portfólio de contratos. 

Abaixo, damos mais detalhes do porque cada vez mais organizações vêm recorrendo a softwares de gerenciamento:

Acesso rápido e fácil aos dados do contrato

Como o CLM permite que todas as informações sejam encontradas com facilidade e em um único lugar, dispensando o uso de outras ferramentas e arquivos, ele ajuda o jurídico a ter total visibilidade dos contratos. Isso também melhora a integração com outros setores que precisam ter acesso a tais documentos. 

Agilidade nas assinaturas 

Muitas soluções de software CLM incluem recursos de assinatura eletrônica integrados ou que podem se integrar a ferramentas de assinatura eletrônica independentes, evitando o incômodo de lidar com possíveis atrasos, principalmente quando todas as partes estiverem prontas para avançar com um acordo.

Equipe mais produtiva 

Com algumas tarefas automatizadas, a equipe jurídica passa a se concentrar em seus KPIs e dedicar muito mais tempo a um trabalho estratégico e impactante.

Menos falhas humanas 

O uso de ferramentas tecnológicas no geral diminui problemas por falhas humanas. E se tratando de contratos, é possível garantir mais conformidade com as leis, principalmente, para as organizações que têm nenhuma ou pouca visibilidade dos termos e condições contratuais, e que sofrem por falta de governança de conformidade e análise de desempenho. 

Com tudo isso, ao usar uma solução de CLM, os escritórios e departamentos podem reduzir o  ciclo dos seus contratos de 50% a 80%. 

Quando investir em um software CLM?

Além do investimento financeiro, a contratação de um software CLM envolve treinamentos e um tempo para adaptação da equipe, mas como vimos, pelos benefícios que oferece, muitos negócios já estão se rendendo a plataformas como essa e colhendo os frutos.  

Para te ajudar a saber se chegou a hora, veja se identifica com algum desses gargalos: 

• Sua equipe de advogados gasta muito tempo elaborando e revisando contratos e se queixa por se sentirem sobrecarregados; 
• Operações já foram prejudicadas pelo atraso na assinatura ou renovação de um contrato; 
• É frequente parceiros, clientes e fornecedores se mostrarem insatisfeitos com a demora na conclusão e assinatura de certos contratos; 
• Contratos fora do padrão, com ausência de cláusulas-chave ou com dados incorretos já foram assinados; 
• Por falta de monitoramento, obrigações em contratos vigentes já foram descumpridos;
• Está tendo dificuldades para apresentar para as lideranças, dados sobre o esforço da equipe no gerenciamento de contratos. 

Se se identificou com um ou mais itens da lista, é hora de considerar a contratação de um software CLM. 

Como escolher o melhor CLM?

Os processos de contratação de ferramentas podem ser complexos. O suporte do Themis, o software jurídico da Aurum, torna todas as etapas mais fáceis, ágeis e seguras. 

Dentre suas funcionalidades, pensadas exclusivas para as rotinas de grandes bancas e departamentos jurídicos, ele oferece a gestão completa dos contratos da empresa, com controle das renovações, de vigência, de renovação de cada contrato.e dos valores fechados, bem como a forma de pagamento dos mesmos, além de todo o fluxo de análise, que inclui negociação, assinatura e emissão.

Para entender mais dos benefícios do Themis, leia também: Veja como o Themis pode auxiliar departamentos jurídicos e exemplos de sucesso

Conclusão

Como vimos, a implementação de um contract lifecycle management é a maneira mais rápida e eficaz de simplificar totalmente o ciclo de vida do contrato, removendo as lacunas na criação, negociação, aprovação e renovação.

Assim, o CLM ajuda as organizações a minimizar os riscos contratuais, garantir a conformidade com os regulamentos, auditar contratos para desempenho e manter-se organizados do começo ao fim, benefícios que refletem em economia de custos e tempo para qualquer negócio. 

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