Otimize a distribuição de processos com software jurídico no varejo

28 ago 2024 •

Artigo atualizado 24 set 2024

A distribuição de processos marca o momento em que eles são direcionados para as varas competentes e designados a um magistrado responsável pela condução do caso. No setor varejista, o software jurídico vai auxiliar no posicionamento estratégico, possibilitando planejamento antecipado e centralização das informações em um só lugar.

Compreender os diferentes tipos de distribuição é essencial para garantir a correta alocação dos processos e evitar conflitos judiciais.

Além disso, escolher o software jurídico ideal é a maneira de preparar o departamento jurídico para um trabalho equilibrado e estratégico.

Neste artigo vamos falar sobre os tipos de distribuição de processos, os desafios encontrados pelas empresas varejistas e como o Themis pode ajudar na eficiência do departamento jurídico.

Continue a leitura! 😉

O que é a distribuição de processo?

A distribuição é a etapa inicial em que o processo inicia o seu andamento processual.

É neste momento em que os processos são distribuídos dentro dos Foros para a sua respectiva Vara e, também, para um magistrado responsável pela avaliação de todos os acontecimentos do processo.

Vale destacar que a distribuição não se limita à petição inicial e aos documentos necessários para o início de um processo, ela também abrange recursos e processos iniciados nos Tribunais Estaduais e Superiores.

Como é feita a distribuição dos processos judiciais?

A distribuição de processos judiciais eletrônicos é feita automaticamente por sistemas de informação devido à digitalização dos processos, conforme estabelecido pela Lei nº 11.419/2006, que regula a tramitação, comunicação de atos e envio de documentos de forma eletrônica.

De forma geral, a distribuição deve seguir as diretrizes do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e as orientações do Tribunal de Justiça Estadual correspondente. Além disso, é essencial fazer o cadastro correto dos dados e informações necessários para a distribuição.

Quais são os tipos de distribuição processual?

Existem cinco modelos de distribuição processual no sistema judiciário, onde cada tipo varia de acordo com a origem do processo. São eles:

Distribuição por sorteio;
Distribuição por prevenção;
Distribuição por dependência;
Distribuição automática;
Distribuição de urgência.

Abaixo você pode conferir as características de cada tipo!

Distribuição por sorteio

Esse é o modo mais utilizado para fazer a distribuição de processos! Nessa modalidade, um sistema é utilizado para automatizar a distribuição aleatória, garantindo a imparcialidade na designação do juiz que julgará o caso.

Distribuição por prevenção

A distribuição por prevenção ocorre quando um juiz ou uma vara já está ligada ao processo. Isso acontece quando mais de um juiz tem autoridade sobre o mesmo caso, mas um deles toma uma decisão ou ação primeiro, ficando responsável por continuar com o processo.

Essa é uma forma de manter a coerência e evitar decisões conflitantes, além disso, está prevista no artigo 83 do CPP.

Art. 83. Verificar-se-á a competência por prevenção toda vez que, concorrendo dois ou mais juízes igualmente competentes ou com jurisdição cumulativa, um deles tiver antecedido aos outros na prática de algum ato do processo ou de medida a este relativa, ainda que anterior ao oferecimento da denúncia ou da queixa (arts. 70, § 3^o, 71, 72, § 2^o, e 78, II, c).

Distribuição por dependência

A distribuição por dependência é aquela que acontece quando um novo processo está relacionado a outro que já está em andamento, ou seja, existe uma conexão com outro caso que já está em análise e é preciso ser encaminhado para a mesma autoridade judicial.

Esse modelo de distribuição está previsto no artigo 286 do CPC:

Art. 286. Serão distribuídas por dependência as causas de qualquer natureza:
I – quando se relacionarem, por conexão ou continência, com outra já ajuizada;
II – quando, tendo sido extinto o processo sem resolução de mérito, for reiterado o pedido, ainda que em litisconsórcio com outros autores ou que sejam parcialmente alterados os réus da demanda;
III – quando houver ajuizamento de ações nos termos do art. 55, § 3º , ao juízo prevento.
Parágrafo único. Havendo intervenção de terceiro, reconvenção ou outra hipótese de ampliação objetiva do processo, o juiz, de ofício, mandará proceder à respectiva anotação pelo distribuidor

Distribuição automática

A distribuição automática acontece por meio eletrônico sem passar por procedimentos do setor de distribuição. Essa é uma forma de designar juiz ou vara sem qualquer intervenção humana e, assim, garantir que a distribuição seja imparcial e igual entre os juízes.

A modalidade automática está prevista na Lei nº 11.419/2006 artigo 12:

Art. 12. A conservação dos autos do processo poderá ser efetuada total ou parcialmente por meio eletrônico.
§ 1º Os autos dos processos eletrônicos deverão ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares.
§ 2º Os autos de processos eletrônicos que tiverem de ser remetidos a outro juízo ou instância superior que não disponham de sistema compatível deverão ser impressos em papel, autuados na forma dos arts. 166 a 168 da Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil, ainda que de natureza criminal ou trabalhista, ou pertinentes a juizado especial.
§ 3º No caso do § 2º deste artigo, o escrivão ou o chefe de secretaria certificará os autores ou a origem dos documentos produzidos nos autos, acrescentando, ressalvada a hipótese de existir segredo de justiça, a forma pela qual o banco de dados poderá ser acessado para aferir a autenticidade das peças e das respectivas assinaturas digitais.
§ 4º Feita a autuação na forma estabelecida no § 2º deste artigo, o processo seguirá a tramitação legalmente estabelecida para os processos físicos.
§ 5º A digitalização de autos em mídia não digital, em tramitação ou já arquivados, será precedida de publicação de editais de intimações ou da intimação pessoal das partes e de seus procuradores, para que, no prazo preclusivo de 30 (trinta) dias, se manifestem sobre o desejo de manterem pessoalmente a guarda de algum dos documentos originais.
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Distribuição de urgência

A distribuição de urgência é realizada quando o processo exige uma análise rápida devido à natureza do caso, assim ele é encaminhado com rapidez ao juiz ou vara competente, independente da ordem de chegada dos processos.

Isso acontece em situações onde existe o risco iminente de dano irreparável ou onde medidas urgentes precisam ser tomadas para proteger direitos ou evitar prejuízos.

Qual o prazo para distribuir um processo?

Vai depender do tipo de ação e das regras de cada vara. Mas, de forma geral, não existe um prazo estabelecido legalmente para acontecer a distribuição de um processo após sua petição inicial. Ela pode ocorrer em questão de horas ou dias.

Porém, existem situações específicas que podem agilizar ou não a distribuição: em casos urgentes, esses processos serão priorizados, como questões de grande relevância nacional ou que geram danos irreparáveis.

Por que o departamento jurídico de uma varejista deve estar atento à distribuição de processos?

Acompanhar de perto a distribuição de processos é importante para que o departamento jurídico da empresa varejista consiga evitar prejuízos e conflitos, além de conseguir ter margem para atuar de forma mais estratégica, garantindo as melhores decisões para a empresa.

Nesse momento, contar com o software jurídico Themis pode ser o fator decisivo para dar celeridade e mais qualidade a esta etapa.

Desafios na distribuição de processos enfrentados por empresas varejistas

O setor de empresas varejistas pode lidar com desafios significativos para fazer a gestão de distribuição de processos no departamento jurídico – e isso pode impactar a capacidade de posicionamento legal do setor!

Digamos que o jurídico da sua empresa precise garantir que litígios com fornecedores não afetem a cadeia de suprimentos. Afinal, isso pode interferir na disponibilidade dos produtos nas prateleiras ou nos centros de distribuição no momento certo. Como você lida ou lidaria com esse desafio sem uma organização adequada?

Outros obstáculos comumente encontrados são:

Gestão de alto volume de processos

Imagine uma rede de lojas enfrentando um aumento no número de processos trabalhistas durante o período de festas. Esse cenário não é muito diferente da realidade, certo?

O varejo é um setor que apresenta um grande volume de processos, tanto da área cível quanto trabalhista, que pode sobrecarregar o departamento jurídico.

Acompanhar a distribuição de todos os casos de forma manual, nesse cenário, acaba sendo uma tarefa complexa e com margem para erros. Isso impacta diretamente na gestão eficiente desses processos.

Distribuição irregular entre as pessoas advogadas

Para uma varejista, enfrentar o pico de processos durante as campanhas de Black Friday, por exemplo, pode ser caótico. Para lidar com isso, uma boa organização de demandas é uma necessidade de primeira ordem.

No entanto, organizar a quantidade de processos de forma igualitária entre todas as pessoas advogadas do setor pode ser um desafio diante do volume de processos.

Fazer isso de forma manual pode resultar na sobrecarga de alguns profissionais e um desequilíbrio de atividades no departamento.

Dificuldade na gestão de prazos

O volume de processos em andamento também traz o ponto de atenção sobre a gestão de prazos, que é crucial para evitar prejuízos e decisões desfavoráveis à empresa.

Para otimizar essa tarefa é possível utilizar planilhas ou agendas virtuais, como o Google Agenda. Porém, a melhor forma é contar com uma ferramenta que possua alerta automático!

Controle descentralizado e pouca visão estratégica

Sem um sistema adequado de monitoramento, pode haver falta de transparência no processo de distribuição, dificultando o controle sobre quais casos estão sendo tratados e por quem.

Isso compromete a capacidade de acompanhar o andamento dos processos e de tomar decisões estratégicas com base em informações precisas e atualizadas.

Para auxiliar o departamento jurídico a enfrentar esses desafios você pode contar com o software jurídico Themis. Confira a seguir algumas vantagens que o sistema vai trazer para a rotina da empresa!

Porque o Themis é a melhor escolha de software jurídico para fazer distribuição de processos em empresas varejistas:

No varejo, onde cada minuto pode significar a perda de uma venda, ter uma ferramenta que agiliza a distribuição de processos e permite um controle centralizado é uma escolha estratégica.

Por meio do serviço de distribuição do Themis é possível alcançar esse objetivo, e acompanhar todas as distribuições de novos processos em nome da empresa em um só lugar, de forma rápida, automatizada e com a antecedência necessária.

Esse acompanhamento centralizado, além de agilidade e segurança, vai trazer para o Jurídico de uma empresa varejista vantagens como:

Informações sobre seus processos em primeira mão

O serviço de monitoramento de novas ações nos sites dos tribunais (consulta pública), permite que você se antecipe em relação à citação física ou eletrônica.

Dessa forma, você está ganhando tempo para tomar qualquer decisão de forma antecipada! Isso porque, com o módulo de distribuição do Themis é possível monitorar e tomar ciência dos processos que foram abertos antes mesmo de receber a notificação oficial.

Tradicionalmente a notificação do processo pode levar até duas semanas, mas com essa função de distribuição você saberá sobre a abertura do processo em até 72 horas.

Assim, de forma muito antecipada, o departamento consegue visualizar o teor e assunto dos processos, tomar decisões estratégicas e entender as necessidades de priorizações – e até mesmo propor acordo com as partes, evitando que o processo prossiga.

Gestão de processos completa e eficiente

Você cadastra os nomes que deseja acompanhar e passa a contar com as buscas diárias do software especialmente pensado para atender as necessidades das áreas jurídicas das empresas.

Nós rastreamos os tribunais e levamos para você informações como:

Número do processo;
Data de distribuição;
Comarca;
Natureza da ação;
Tribunal;
Tipo de distribuição e muitas outras.

Gestão de prazos segura

Saber exatamente quando e onde um processo foi distribuído é crucial para a gestão dos prazos processuais. Perder um prazo devido à falta de atenção à distribuição pode ter consequências graves, como a perda de direitos ou a imposição de penalidades.

Os nossos robôs buscam essas informações nas fontes oficiais e levam para dentro do Themis, assim o serviço de alertas garante que você não perca nenhuma atualização e não comprometa nenhum prazo.

Preparação da estratégia adequada

Acompanhar a distribuição do processo traz ao conhecimento quem será o juiz e qual será a vara responsável pelo processo, assim o departamento jurídico poderá ajustar a estratégia de defesa ou ação de acordo com as particularidades de cada vara ou perfil de magistrado.

Com todas as informações e documentos sobre os processos centralizados no Themis, além de antecipar as informações para uma atuação mais estratégica, você garante agilidade para prever qual será o melhor posicionamento em cada processo.

Campos personalizados em processos

Com o Themis, é possível criar campos personalizados em processos para extração de relatórios específicos para o negócio varejista.

Por exemplo: incluir na ficha do processo campo de “transportadora” para que seja possível acompanhar a quantidade de processos que tiverem referente a transportadora.

Agende uma demonstração do Themis

Cadastre-se para agendar a demonstração do Themis e comece a evoluir a gestão processual e a colaboração com outras áreas da empresa!

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Conclusão

Entender e acompanhar a distribuição de processos é fundamental para o departamento jurídico das empresas, especialmente no setor varejista, onde o volume de casos pode ser alto.

Superar os desafios na distribuição, como a gestão de prazos e a alocação equilibrada de processos, é crucial para uma atuação estratégica e eficiente, e o uso de ferramentas automatizadas como o Themis pode ser determinante para alcançar esses objetivos.

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