A gestão de contratos é imprescindível para as empresas, e não seria diferente no setor jurídico. Nessa gestão acompanha-se todo o ciclo de um contrato, do momento em que é concebido até as entregas finais ou vencimentos, com práticas que visam reduzir riscos e gastos e identificar problemas. 

Esse material vai ajudar você, que está a frente de um escritório ou departamento jurídico, a entender a importância da gestão de contratos e como aplicá-lo de forma eficiente para otimizar a rotina dos advogados e advogadas e evitar prejuízos financeiros. 

Vamos ao que interessa? Boa leitura! 🙂  

O que é gestão de contratos? 

A gestão de contratos consiste na administração eficaz de todas as variáveis que envolvem uma contratação, acompanhando desde a criação do documento até o término de sua vigência ou renovação. 

Desse modo, atua na negociação entre as partes, no debate de cláusulas, nos cuidados na formalização e redação e até no acompanhamento da entrega do item contratado.

A gestão de contratos pode, ainda, abranger questões sobre garantias, sigilo de informações e assistência técnica. 

O que faz um gestor de contratos?

Um gestor de contratos deve trabalhar minuciosamente com o controle de várias etapas de um acordo. Para isso, é mais do que recomendado o uso de planilhas ou softwares especializados. 

Com esse tipo de organização você vai poder: 

• Acompanhar todas as etapas do contrato, comparando o previsto com o realizado;
• Registrar as ações e eventos para fins de controle e auditoria; 
• Identificar ocorrências e possibilidades de desvios, sendo de sua responsabilidade solucionar, minimizar ou corrigir problemas; 
• Comprovar o cumprimento de obrigações contratuais como notas fiscais, fotografias, atas, inventários, certificados, entre outros; 
• Apresentar prontamente relatórios gerenciais; 
• Tomar iniciativas de ajuste no contrato; 
• Exigir que o contrato seja cumprido com qualidade, economia e redução de riscos; 
• Realizar análises críticas, propondo melhorias sempre que julgar necessário.

De modo geral, são muitos os desafios que envolvem o dia a dia profissional de quem  precisa garantir que os objetivos contratuais sejam cumpridos, assim como a relação entre custo e benefício. 

Haja histórico documental e olhar atento para tanto! 

Qual a importância da gestão de contratos?

Como vimos, a gestão de contrato influencia diretamente em várias etapas de um departamento jurídico, desde o orçamento até o atendimento ao cliente. Trata-se de uma atividade constante fundamental, afinal, é através dela que: 

• Assegura-se que cada documento seja cumprido e alinhado com todas suas cláusulas;
• Se reduz gastos e elimina-se custos desnecessários;
• Se garante a satisfação dos clientes; 
• Se mantém uma boa imagem do negócio. 

Como funciona a gestão de contratos? 

O ciclo de vida de cada contrato é formado por três fases. São elas:

• Pré-contratual: proposta, negociação, discussão de cláusulas e termos, elaboração do documento, revisão e alteração e aprovação. 
• Execução: formalização, execução, monitoramento, armazenamento, gerenciamento e entrega do objeto do contrato. 
• Pós-contratual: encerramento do contrato, pendências de deveres a serem cumpridos, sigilo de informações e assistência técnica.

Confira mais detalhes das etapas:

Pré-contratual 

A etapa pré-contratual é onde tudo começa! Aqui o departamento jurídico recebe um pedido com os detalhes do que está sendo solicitado, podendo requisitar informações novas e complementares. 

Após isso, o documento é elaborado com as cláusulas que foram discutidas, bem como seus termos e condições.

Assim, parte-se para a revisão que deve englobar a gramática, as boas práticas contratuais e a adequação à lei.

Seguindo da fase de negociação que costuma ser a mais longa, a fim de que o documento, se necessário, seja modificado, e por fim, aprovado. 

Lembrando que quando qualquer alteração é solicitada, deve ser dada à parte contrária a oportunidade de se manifestar. Por isso, softwares de gestão que permitam acesso simultâneo às versões do documento são considerados verdadeiros aliados.   

Execução

Com a aprovação, chega-se à etapa de assinatura do contrato. Nesta fase, deve se ter a garantia de que o contrato será arquivado, organizado e encontrado facilmente para ser consultado e revisado quando necessário.

Este cuidado vai ajudar na etapa de execução que implica na fiscalização de todas as obrigações contratuais. É nela que os prazos são acompanhados e as garantias prestadas, ocorrendo, em caso de descumprimento, penalidades ou rescisão.

É nessa etapa também que questões podem ser revistas como a forma de pagamento, cronograma e afins, podendo qualquer alteração ser feita e incluída na pasta do contrato em questão.

Pós-contratual

Na etapa pós-contratual, observa-se se todas as obrigações e compromissos foram cumpridos e se há necessidade de renovação ou alteração contratual. 

Como é notável, são muitas etapas que exigem atenção e não contar com formas para gerenciar e medir o desempenho desses contratos é pôr em risco todo o esforço dos profissionais envolvidos e lucros da empresa. 

Portanto, aqui vai um convite: que tal conhecer formas inteligentes de fazer uma boa gestão de contratos? Falamos sobre isso no próximo tópico!

Como fazer uma boa gestão de contratos? 

Realizando um bom planejamento

Um bom planejamento é o primeiro passo para que o contrato seja redigido de forma eficiente. É nessa etapa que são estabelecidas todas as cláusulas, condições, sanções, riscos e obrigações das partes e os prazos. Logo, é preciso ter total clareza quanto aos objetivos da celebração do mesmo, a fim de evitar erros. 

Através de um contrato bem escrito e revisado

Etapa que exige muita atenção à escrita e a revisão do instrumento contratual. Isso ajuda a afastar ambiguidades e termos vagos, uma vez que podem comprometer o conteúdo do contrato, possibilitando diversas interpretações.

Negociação bem conduzida 

Uma boa negociação garante que o contrato esteja alinhado com as expectativas dos envolvidos. Para isso, é necessário garantir uma comunicação transparente e clara, a fim de que o documento seja analisado com facilidade e passe pelas correções de maneira ágil. 

Implantação e revisão dos aditivos 

Dificilmente um contrato celebrado ficará inerte. É comum que revisões contratuais sejam necessárias respeitando às demandas que venham a aparecer, sendo uma solução para isso o acréscimo de aditivos contratuais. Para tanto, é preciso que essas atividades sejam redigidas e anexadas ao documento original.

Utilize tecnologias ao seu favor

Com certeza a forma mais eficiente de implementar a gestão de contratos é por meio de ferramentas digitais. Hoje, felizmente, existem softwares que agilizam todo o processo e podem e devem ser usados. 

Um exemplo é o Themis, desenvolvido para grandes escritórios e departamentos jurídicos, com módulos exclusivos para o gerenciamento de contratos on-line, além de facilidades como a assinatura eletrônica, compartilhamento de documentos digitais e controle de vigências.

Aproveite!

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Com ele é possível centralizar o recebimento e gestão de contratos em um único sistema, facilitando o monitoramento de prazos e vigências, e ter acesso instantâneo a qualquer documento. Bacana, não é? 

Afinal, usar ferramentas manuais pode até funcionar por certo tempo, mas não se compara aos benefícios que um software de gestão confiável oferece. Falamos mais disso a seguir 🙂 

Benefícios de um sistema de gestão de contratos 

É impossível buscar o aumento da eficiência operacional de um escritório de advocacia sem utilizar os recursos tecnológicos disponíveis. Por isso, investir em automação é o caminho mais sábio. Reunimos algumas vantagens para comprovar essa teoria, veja! 

Assinatura digital 

Com esse recurso, os envolvidos podem assinar um contrato em qualquer lugar e a qualquer hora, evitando atrasos e burocracias. 

Eficácia operacional 

Com uma boa gestão de contratos online, você tem um processo de negociação mais organizado, o que diminui os erros de interpretação que podem levar a desentendimentos quanto ao nível de entrega e qualidade do serviço prestado.

Segurança das informações

Realizar uma boa gestão de contratos significa acompanhar passo a passo da execução e registrar cada mudança. Ao automatizar essa tarefa, além de conseguir manter um histórico atualizado e possibilitar a visualização da situação de todas as partes do contrato, é possível restringir o acesso a pessoas autorizadas. Assim, somente elas terão contato com informações, muitas vezes, sigilosas, garantindo a segurança jurídica em todo o processo. 

Agilidade 

Com um software como o Themis, que integra tudo em uma única plataforma, a elaboração, o acesso e o arquivamento de contratos se tornam dinâmicos e rapidamente acessíveis às pessoas previamente autorizadas (como mencionamos acima). 

Com ele, também é possível receber publicações e atualizações de todos os processos automaticamente no sistema e gerenciar acordos, parcelas e depósitos de forma simples e super rápida. 

Controle financeiro 

Para garantir total domínio do seu escritório, com um software jurídico você também tem acesso ao histórico completo de depósitos e garantias, cadastra auditorias e pode incluir todos os pedidos e materiais envolvidos nos processos. 

Outra boa notícia é que todos os valores cadastrados têm as correções monetárias ou os juros atualizados automaticamente, ajudando no controle das finanças. 

Redução de custos 

O gerenciamento através de um software qualificado também contribui para a redução de custos. Isso porque, ao permitir o acompanhamento diário, compreende-se todos os riscos e os possíveis prejuízos em relação a um contrato, além de permitir o controle de datas e prazos, evitando danos financeiros futuros. 

Leia também: Confira as nossas dicas de como fazer a gestão de departamento jurídico.

Conclusão

Como vimos, administrar contratos é um processo rotineiro nas empresas, mas isso não significa que seja descomplicado, pelo contrário! Se não forem geridos de maneira eficiente, impactam negativamente na rentabilidade do negócio.

E é por isso que se fala tanto de automatização hoje em dia. Ao automatizar o monitoramento com um módulo de gestão de contratos, economiza-se tempo e dinheiro, garante-se a proteção de informações sigilosas, agiliza-se os processos e a comunicação é facilitada, ou seja, só vantagens. 

Portanto, se você se interessou e quer conhecer mais detalhadamente as funcionalidades de um software jurídico como o Themis, converse com o nosso time ou deixe sua dúvida nos comentários 🙂 

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