Uma gestão de departamento jurídico eficiente é fundamental para garantir ótimos resultados dentro de uma empresa. Responsável por orientar sobre as melhores práticas do mercado e reduzir prejuízos, hoje este setor atua lado a lado com lideranças ganhando cada vez mais destaque com o auxílio de softwares especializados. 

Um dos principais desafios de uma organização é prevenir danos financeiros e de imagem com processos perdidos. Como solução, é preciso prever e evitar o número de ações, o que apenas um departamento jurídico é capaz de fazer. 

No entanto, são cada vez maiores as preocupações legais de um negócio, bastando observar questões de direito do consumidor, questões trabalhistas, proteção de dados, entre outros, demandando mais e mais esforços e especialização por parte dos profissionais.  

Por isso, te convidamos a ler este artigo para entender como a gestão de um departamento jurídico otimizada vem beneficiando as organizações, ao passo que facilita o dia a dia dos advogados. 

Acompanhe! 😊

O que é departamento jurídico? 

O departamento jurídico é o setor que cuida das questões legais inerentes a uma empresa, ou seja, todos os processos judiciais ou extrajudiciais que possam envolvê-la, além de ações e interpretações legais estabelecidas. 

Contudo, o seu papel vai muito além de garantir que a organização siga a lei. Hoje, o departamento jurídico envolve noções estratégicas atuando de mãos dadas com as lideranças. 

Ele é o principal responsável por mitigar riscos, analisar os cenários econômicos e de mercado e reconhecer as falhas e pontos de melhorias para então definir, junto a alta gestão, quais os desafios a empresa está disposta a passar para alcançar seus objetivos.

Como funciona a gestão de um departamento jurídico? 

Foi-se o tempo em que o departamento jurídico era acionado apenas em situações judiciais. Este setor agora precisa oferecer respostas rápidas, objetivas e muito bem fundamentadas em fatos e dados. 

Sendo assim, a gestão de serviços jurídicos deve ser exercida por um gestor organizado, que tenha perfil de liderança, saiba se comunicar bem e priorizar tarefas. Essa pessoa também precisa ter pensamento estratégico para participar das decisões-chave da companhia.

Afinal, ela estará em contato com outros departamentos, tornando o setor jurídico multidisciplinar ao exercer influência em todo o ecossistema de negócios. Não à toa, vemos a procura de advogados por especializações na área de recursos humanos, finanças e gestão aumentar. 

Mas na prática, além de muito conhecimento, essa gestão deve ser realizada com o auxílio da tecnologia para ser eficiente.

Todavia, antes de entrarmos a fundo neste assunto, que tal conhecer as principais responsabilidades do setor para compreender ainda mais sua rotina e relevância? 

Vamos lá 🙂 

Atribuições do departamento jurídico: o que mudou? 

Como vimos, o setor continua analisando as questões tecnicamente jurídicas, como as leis trabalhistas e a conformidade legal de contratos, mas agora também considera os impactos das ações empresariais, atuando de modo proativo e mais estratégico. 

Dessa forma, suas principais atribuições envolvem: 

– Propor meios de conciliação e acordo em demandas; 

– Defender a empresa quando esta figura como ré em processos judiciais;

– Realizar consultoria e assessoria sobre determinadas questões; 

– Defender a empresa em processos de caráter administrativo; 

– Acompanhar o desenrolar dos processos judiciais e administrativos que sejam de interesse da organização; 

– Fiscalizar as atividades como a jornada de trabalho, concessão de horas extras, férias, entre outras; 

– Elaborar e analisar contratos e suas cláusulas;

– Estudar e emitir pareceres; 

– Realizar auditorias internas acerca dos procedimentos adotados em outros setores;

– Analisar o risco de novos negócios;

– Participar das tomadas de decisão em setores como de compras, recursos humanos e finanças, avaliando a viabilidade técnica ou financeira de algum serviço; 

– Medir os efeitos de alguma prática para a reputação da empresa;

– Avaliar os impactos do lançamento de um produto e mais. 

E, justamente por conta dessa alta demanda de trabalho, muitos desafios vêm surgindo no caminho. 

Desafios da gestão de departamento jurídico 

Veja os principais desafios do setor.  

Análise de riscos 

Uma das atividades do departamento jurídico dentro das organizações é a sua compreensão e análise prévia dos impactos econômicos e financeiros das decisões judiciais. Logo, a identificação dos riscos é um dos principais desafios presente no dia a dia desses profissionais. 

Indicadores jurídicos

Ter em mãos os corretos indicadores jurídicos é outro aspecto relevante para o setor. São eles que fornecem dados estruturados e fundamentais que são usados no processo de tomada de decisões. 

Ainda mais nos moldes atuais, em que os departamentos assumem essa característica estratégica dentro das organizações, e não apenas como “apagadores de incêndio”, tornando o acompanhamento de indicadores parte da rotina. 

Assim, naturalmente, o desafio se torna não apenas o de medir desempenho, mas determinar o que e como analisar para obter acesso a uma dimensão clara da situação. 

Gerenciamento de pessoas 

O gerenciamento de pessoas é outro exemplo. Afinal, em qualquer empresa é essencial garantir que todos os integrantes do time “remem” para o mesmo objetivo, a fim de garantir bons resultados – na gestão de um setor jurídico não seria diferente. 

Parte desse desafio é entender quem são os profissionais envolvidos e se eles estão alinhados aos objetivos do departamento.

Redução de custos 

Outro dificuldade é diminuir custos operacionais, uma vez que é da responsabilidade do departamento jurídico, por exemplo, garantir negociações de cláusulas contratuais mais vantajosas para a empresa.

Além de mitigar potenciais ameaças de danos financeiros por descumprimentos de obrigações tributárias, lançamentos de produtos, entre outros. 

Dicas para uma gestão jurídica eficiente

Quais, então, seriam as soluções para driblar esses desafios? Separamos algumas para ajudar. 

Mapeamento e priorização  

Primeiramente, é importante procurar saber em qual ponta da operação os riscos estão surgindo e se são trabalhistas, tributários, contratuais ou comerciais, para facilitar no controle e na priorização das atividades. 

Após essa análise inicial, é necessário um planejamento financeiro que englobe todos os temas legais mapeados. Ou seja, é preciso monitorar desde o orçamento do departamento e as despesas internas e externas, até o passivo, o contingenciamento legal e seus respectivos impactos nos resultados. 

Todo esse controle auxilia tanto na geração de relatórios para a alta gestão, evitando gastos inesperados, quanto para o planejamento futuro, permitindo que o gestor jurídico elabore um plano de ação condizente com o real cenário da empresa. 

Feito o provisionamento das contingências de maneira correta e eficiente, é possível, em alguns casos, até liberar recursos, facilitando o fluxo de caixa e gerando um grande valor para a organização – principalmente em épocas de crise, onde esse fator pode ser crucial.

KPIs 

Mais do que ter ferramentas que possibilitem a análise de riscos, é preciso ter em mente o que deve ser analisado. 

Para isso os indicadores, também conhecidos como KPIs (Key Perfomance Indicators, ou Indicador-chave de desempenho), devem ser usados. Eles permitem que o gestor consiga medir o que está sendo executado, a fim de atingir as metas planejadas. 

Por isso, antes de qualquer coisa, é importante que o departamento jurídico defina metas que estejam alinhadas com os objetivos estabelecidos pela diretoria e a realidade da organização. 

E apesar de não existir uma “receita de bolo” para ser seguida, existem alguns indicadores primários que costumam dar um norte a respeito do cenário da empresa. Os principais são: 

• Número de processos por período e por área do direito; 
• Histórico de resultado  de processos; 
• Histórico de valores perdidos e ganhos nos processos; 
• Monitoramento de verbas / pedidos nos processos; 
• Provisionamento para perdas futuras, considerando a probabilidade. 

Vale lembrar que tais indicadores são mutáveis. Então é importante que esses gestores jurídicos os revisem e analisem periodicamente para que estejam sempre alinhados com as demandas exigidas.  

Colaboradores engajados e setores integrados

Para um gerenciamento de pessoas eficiente é preciso oferecer condições que atendam as expectativas da empresa e dos colaboradores. A avaliação dos objetivos profissionais também tem que ser levada em consideração para extrair o melhor de cada pessoa. 

Além disso, é recomendado que a empresa monte times diversos, com múltiplos perfis, que possam contribuir de formas diferentes. Dessa forma, as chances de sucesso aumentam, e abre-se espaço para a elevação dos índices de satisfação, que se traduzem em mais produtividade e resultados. 

Também é muito importante se aproximar de outros departamentos. Através dessa aproximação, é possível orientar os profissionais, construir contratos detalhados e propostas comerciais, além de estar junto com as lideranças para avaliar a saúde do negócio em todos os seus aspectos.

Planejamento e acompanhamento 

Para garantir a redução de custos é necessário muito planejamento e acompanhamento constante. Monitorar desde o orçamento do departamento, as despesas internas e externas, até o passivo, o contingenciamento legal e seus respectivos impactos nos resultados são alguns exemplos. 

Todo este controle ajudará na geração de relatórios, que permitirão que o gestor jurídico entregue o resultado esperado e evite surpresas.

Como vimos, com esse novo posicionamento dos departamentos jurídicos e as enormes exigências que os envolvem, não contar com a ajuda da tecnologia é desaconselhável. 

Portanto, vale a pena ler o próximo tópico! 👇

Como um software otimiza a gestão de departamento jurídico

Com o enorme fluxo de informações que o jurídico precisa lidar, vinda das mais diversas áreas da empresa, é impensável ter um controle preciso se as informações ficam divididas entre e-mails, documentos impressos e arquivos em nuvem. 

Além do risco de perda de dados relevantes, essa descentralização gasta muito tempo da equipe e ainda impede que o gestor jurídico mensure as entregas do seu departamento. 

Também pode fazer com que o departamento seja visto como mais um centro de custo da empresa, e não na posição estratégica que exerce. 

Assim, é imprescindível que os executivos utilizem a tecnologia como uma espécie de força de trabalho. Softwares para departamentos jurídicos, como o Themis, por exemplo, são muito indicados. 

Desenvolvido para centralizar as principais demandas dos departamentos e otimizar o tempo de busca por informações, o Themis emite os mais diversos relatórios em pouco cliques, além de oferecer facilidades como compartilhamento de documentos digitais e controle de vigências.

O software também permite que setor jurídico tenha mais autonomia e tempo para pensar estrategicamente, solucionando procedimentos meramente operacionais. Entenda melhor neste vídeo:

Outra vantagem é que auxilia na integração das diferentes áreas e setores da empresa, fornecendo comunicação imediata entre os interessados, o que facilita a realização e cumprimento de requisições, agiliza o fornecimento de dados e o acompanhamento de cada etapa, entre outras funcionalidades.

Não para por aí. Conheça mais vantagens de contar com softwares como o Themis abaixo! 😊

Vantagens de ter uma boa gestão do setor jurídico

Mais organização 

Como mencionado, com a ferramenta certa fica muito mais fácil encontrar as informações necessárias em um único lugar.

Isso facilita o acesso a dados importantes dos processos e acompanhamento de prazos processuais – importantíssimos para a atuação impecável dos advogados.

Mais eficiência e rentabilidade 

Com uma boa gestão do setor jurídico é possível controlar e priorizar corretamente todas as atividades correlacionadas, tanto à advocacia quanto à administração. 

Isso trará muito mais produtividade e eficiência a curto prazo, e por consequência, mais rentabilidade para a empresa.. 

Tomadas de decisões mais assertivas

Com o auxílio de softwares especializados como o Themis, o departamento jurídico consegue oferecer uma visão mais ampla e precisa do cenário atual do negócio, bem como projeções para o futuro. 

Tudo isso baseado em dados gerados por meio de relatórios inteligentes, o que torna o processo de tomadas de decisão muito mais fácil, seguro e rápido, uma vez que ao enxergar o cenário completo, planeja-se com mais assertividade.

Aproveite!

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Economia financeira 

Com uma boa gestão através da automação de tarefas, a redução de custos será uma consequência automática e mais rápida do que se imagina 🙂 

Conclusão 

O setor jurídico deixou de tratar questões estritamente jurídicas, sendo vital para a saúde de qualquer empresa, com profissionais analíticos e capacitados. 

Contudo, garantir uma boa gestão do departamento jurídico não é tarefa fácil. É preciso conhecer profundamente o negócio, destinar um tempo para o planejamento estratégico e criar indicadores de desempenho que façam sentido. 

Mas o mais importante: é preciso confiar na tecnologia! Este é o investimento mais inteligente, uma vez que esse apoio na gestão do fluxo de trabalho e demandas jurídicas, reflete diretamente na produtividade dos advogados, e consequentemente, contribui para o crescimento e longevidade da empresa. 

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