A gestão de escritório de advocacia é a parte do funcionamento de um escritório que reúne atividades essenciais para a execução do trabalho, como: planejamento estratégico, delegação e acompanhamento de tarefas, controle financeiro e relacionamento com clientes. Seu foco é na otimização dos recursos e no crescimento do negócio.

Ser responsável por gerir o seu negócio não deve ser a parte mais fácil da sua rotina, certo? Demanda tempo e organização e, à medida que o seu escritório cresce, mais complicado se torna cumprir essa função. Principalmente porque a maioria dos advogados não chega no mercado preparado para lidar com esse tipo de atividade.

Neste processo de muito aprendizado e prática, é natural cometar falhas – muitas vezes elas podem ser o primeiro e mais importante passo para o desenvolvimento. Aqui na Aurum, por exemplo, acreditamos (e defendemos!) que aprender com os erros é um passo fundamental para o aperfeiçoamento profissional e para a formação empreendedora.

No entanto, algumas falhas podem fazer você perder dinheiro e clientes. E com esse tipo de erro não dá para brincar, não é mesmo?

Assim, para auxiliar você a prevenir falhas na gestão do seu escritório de advocacia, destacamos neste conteúdo situações comuns de falhas cometidas por gestores. Para cada uma delas, também indicamos dicas práticas e possíveis soluções. Confira o que preparamos! 😉

Como fazer uma boa gestão de escritório de advocacia

A constante preocupação com o cumprimento dos prazos, a dificuldade de manter uma comunicação eficiente com clientes e colaboradores e a falta de organização financeira são alguns sintomas comuns que surgem a partir de falhas na gestão jurídica estratégica.

Para você visualizar possíveis lacunas e evitar eventuais falhas na organização do seu negócio, preparamos este conteúdo especial em vídeo.

Nele, compartilhamos um pouco das boas práticas de gestão que temos aqui na Aurum. Além disso, duas advogadas gestoras, Flávia Botti e Marta Mendes, do Botti | Mendes Advogados, falaram sobre suas experiências como gestoras e quais ferramentas utilizam para garantir a qualidade e organização.

Confira abaixo a produção completa antes de se aprofundar no conteúdo!

5 soluções para a gestão de escritório de advocacia

1. Como não perder tempo com atividades repetitivas

Tarefas repetitivas fazem parte da rotina de qualquer advogado. Buscar atualizações nos sites dos tribunais, copiar e colar andamentos de processos, redigir peças baseadas em modelos de documentos jurídicos, fazer relatórios, alimentar planilhas como o fluxo de caixa. 

Muitas dessas atividades estão presentes no cotidiano do seu trabalho e são fundamentais para o perfeito funcionamento do escritório, certo? Portanto, deixar de fazê-las não é, nem de longe, uma opção.

Sim, é tudo verdade.

Mas você já observou que as atividades manuais costumam tomar mais tempo do que deveriam e correm grande risco de erro humano? O que acontece se, por exemplo, o estagiário perde um documento importante ou cola o andamento de um processo no histórico do cliente errado? Se você imaginou o início de um pequenos caos, talvez esteja na hora de repensar a maneira é feita a gestão de escritório de advocacia. A gente ajuda!

Soluções possíveis

Hoje em dia é possível automatizar boa parte da rotina do escritório, mantendo o dia a dia organizado e muito mais produtivo. Elaboração de peças jurídicas, busca e atualização de processos, recebimento e controle de prazos. Tudo isso pode ser feito com qualidade por um software jurídico completo!

A busca de processos e casos, por exemplo, é uma etapa fundamental da gestão de escritório de advocacia que não precisa mais tomar tanto tempo do estagiário ou do colaborador. Um sistema para advogados pode simplificar essa atividade com eficiência. No Astrea, por exemplo,

basta digitar o número do processo, selecionar o tribunal e pronto: seu processo é cadastrado com todas as informações que você precisa.

Ah, e escolhendo o melhor software jurídico para o seu escritório, a rotina de consultar intimação e olhar todos os dias os sites dos tribunais pode ser substituída por avisos automáticos dentro do sistema, pelo aplicativo do celular e por email sempre que houver movimentação no processo (como você preferir!).

Assim, você fica sabendo de todos os andamentos do seu processo sem precisar verificar isso a todo momento ou designar uma pessoa exclusivamente para essa função. Além da economia de tempo, a automação jurídica reduz bastante as chances de erro humano!

2. Como ter controle sobre o que acontece no escritório

Não ter conhecimento e controle sobre o que acontece no escritório pode ser um sinal para que mais atividades caiam de paraquedas no seu colo. Afinal, se um documento não foi feito até a data prevista, você vai precisar dar um jeito nisso ou delegar a função para outra pessoa.

Um erro de gestão de escritório de advocacia como esse, de vez em quando, acontece. E fica tudo bem. Mas e quando, além de não saber no que a sua equipe está trabalhando, você também tem dificuldade de gerenciar as próprias tarefas? Isso sem falar no foco que, em meio a tanta coisa fora do seu controle e tantas demandas urgentes, nem existe mais!

Quando esses comportamentos são recorrentes e você já não consegue distinguir o que é falha e o que é o processo de trabalho do seu escritório, existe um motivo real para preocupação.

Soluções possíveis

Se, assim como a gente, você acredita que a produtividade influencia diretamente no lucro de um negócio, já deve ter percebido a importância desse assunto. Então, vale reparar que só é possível ter produtividade quando existe domínio das atividades do escritório e consciência do que já foi feito e do que ainda está por fazer!

Para manter o controle e ter uma gestão de escritório de advocacia focada em resultados, é fundamental profissionalizar a gestão de tarefas e o trabalho em equipe. Contar com uma solução que permita ao gestor enxergar as atividades do escritório e ainda facilite a delegação de tarefas é muito importante para garantir que todas as atividades sejam concluídas a tempo, da melhor forma possível.

Um software para advogados como o Astrea permite que você visualize quem está fazendo o que, em qual parte da tarefa eles estão e se têm algum impedimento. Dessa forma, além de saber tudo que seus colaboradores estão fazendo sem ter que sair do lugar, ainda torna o processo de designar tarefas mais prático. Afinal, você pode cadastrar tarefas para os colaboradores direto do sistema! Ah, e você recebe um aviso sempre que alguém concluir uma tarefa que você delegou.

Se você ficou interessado em saber como essa divisão de tarefas com o Astrea acontece na prática, vale a pena conferir aqui no Portal um texto que preparamos especialmente sobre o assunto. Conversamos com dois advogados para entender como o sistema contribui na delegação de tarefas em suas rotinas. 

Confira o texto completo: Como otimizar a divisão de tarefas em diferentes rotinas com o Astrea

3. Como não perder dinheiro e ter uma boa gestão financeira

Uma boa organização financeira é a base da gestão de um escritório de advocacia bem sucedido. Se você não tem ideia do custo fixo do seu negócio, nem imagina qual é a sua margem de lucro em cada negociação ou não sabe qual porcentagem dos honorários advocatícios vai utilizar para cobrir despesas com clientes e custas processuais, você pode estar perdendo dinheiro – e, pior ainda, pagando para trabalhar.

Mas essa não é a única pedra no sapato do advogado empreendedor quando se fala da gestão de escritório de advocacia. Se você usa o Excel ou as tabelas do Google para fazer o controle financeiro, pode acabar esbarrando em uma falha bastante comum: a dificuldade de alimentar essa planilha à medida que seu escritório cresce. 

Além desse obstáculo, existe também o medo de confiar em outra pessoa para fazer o controle. Ou então, a possibilidade de terceirizar a tarefa e acabar abrindo brecha para erro humano, como já falamos no primeiro tópico desta lista.

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Soluções possíveis

Se o seu escritório ainda não tem diretrizes claras para a cobrança de honorários advocatícios, esse deve ser o primeiro passo para estabelecer uma organização financeira equilibrada. 

Outro aspecto na gestão de escritórios de advocacia que deve ser observado são as ferramentas que você usa para o controle financeiro. Se o seu negócio conta com um setor destinado à contabilidade, uma sugestão é usar sistemas destinados exclusivamente ao controle financeiro, como o Conta Azul ou o Organizze.

Porém, se você quer ter sua gestão financeira alinhada às informações de seus casos, processos e clientes, a melhor solução é contar com um software para advogados que ofereça essa funcionalidade. Poder fazer a gestão financeira do escritório com o seu software jurídico é uma grande economia de tempo e dinheiro.

Com o Astrea, por exemplo, a rotina de manter o fluxo de caixa em dia, emitir faturas, relatórios e timesheets fica muito mais prática. O sistema facilita também a cobrança de clientes por meio da emissão de boletos, contribuindo para a diminuição da inadimplência. Assim, é mais fácil prestar contas para o cliente e ter o controle das entradas e saídas! 

E para garantir a segurança necessária para seus dados financeiros, o programa para advogados permite que você restrinja o acesso a essas informações apenas a pessoas autorizadas.

4. Como manter a qualidade com o crescimento do escritório

Quanto maior for o número de clientes e a quantidade de pessoas por equipe no escritório, mais difícil é garantir a padronização no atendimento e nos processos de trabalho. É certo que cada profissional tem a sua personalidade e a sua maneira de trabalhar, mas você já pensou como isso reflete no seu cliente?

Imagine se cada pessoa do seu escritório adotasse critérios diferentes para a elaboração de peças jurídicas e relatórios. E se não houvesse treinamento para quem atende às chamadas? Possivelmente seu cliente não teria a mesma confiança no trabalho da sua equipe.

E o que isso tem a ver com a gestão de escritório de advocacia? Absolutamente tudo. Se um escritório com cinco advogados não possui um padrão de qualidade bem definido, como vai ser quando esse número subir para 20? Então, esse tipo de cuidado deve, sim, fazer parte da rotina do escritório. Afinal, ninguém quer perder cliente porque uma pessoa da equipe falhou no atendimento, não é mesmo?

Soluções possíveis

Estabelecer padrões de excelência na gestão de escritório de advocacia e comunicá-los à equipe é um caminho necessário para quem deseja crescer de forma escalável e organizada, sem perder em qualidade. Nós abordamos esse assunto com profundidade no artigo sobre como fazer o escritório de advocacia crescer. Se você ainda não leu, vale a pena dar uma olhada depois que terminar a leitura deste material.

Mas é importante ir além! Estabelecer fluxos claros de trabalho e concentrar todas as informações importantes em um ambiente acessível e controlado vai ajudar a “colocar ordem na casa”. 

Se você curte tecnologia para advogados (como a gente!), já deve ter abandonado as pastas físicas e as pilhas de documentos encaixotadas em arquivos. É possível até que, a princípio, você tenha migrado tudo isso para as planilhas online, certo?

Porém, com o crescimento do seu escritório, fica mais difícil manter os documentos organizados e de fácil acesso para os colaboradores do escritório. Um bom sistema para advogados resolve esse problema armazenando todos os documentos de forma organizada. E para garantir que nada seja perdido ou indevidamente alterado, é possível restringir o acesso das informações sensíveis sobre prazos ou clientes.

5. Como aperfeiçoar o relacionamento com o cliente

Uma rotina desorganizada acaba afastando clientes. Afinal, quando não se consegue conciliar o tempo entre a gestão de escritório de advocacia e as atividades práticas e intelectuais do direito, ganham prioridade tarefas que geram efeito imediato ou urgentes (normalmente atividades importantes que ficaram atrasadas).

Com uma dinâmica dificultada e cheia de gargalos, o cliente não fica sabendo o que acontece em seu processo. Além disso, quando o atendimento não é prioridade na gestão de escritório de advocacia, a qualidade tende a cair e perde-se o vínculo humano, tão importante para qualquer prática de conquista e fidelização.

Sem falar nos erros clássicos de não registrar informações de contato dos clientes (ou registrar em um local passível à perda, como agendas e cadernos) e não fazer follow up.

Soluções possíveis

A qualidade no atendimento pode ser o grande diferencial competitivo do seu escritório. Portanto, é necessário que você priorize ações estratégicas para que o crescimento do escritório não afete negativamente essa etapa tão fundamental do seu negócio.

Outro aspecto que é importante levar em consideração é o follow up como maneira de manter a relação advogado-cliente sempre ativa. Um bom programa jurídico pode ajudar você nessa etapa concentrando em um só lugar todos os dados do seu cliente e o histórico do caso e do processo. Assim, sempre que for necessário retomar contato com ele, tudo que você precisa saber vai estar a alguns cliques de distância.

A gente sabe que clientes podem ser ansiosos e até um pouco impacientes para saber a situação de seus processos ou casos, não é mesmo? Dar esse feedback para eles constantemente de forma manual pode não ser muito produtivo. É por isso também que existem softwares jurídicos que permitem que você libere um acesso restrito às atualizações para ele consultar quando quiser. Ou, mais prático ainda, permitem enviar um email automaticamente para seu cliente toda vez que houver algum andamento no processo. Assim, ele fica tranquilo e você com mais tempo para dedicar às atividades que vão fazer o escritório de advocacia crescer.

Pilares fundamentais para impulsionar sua advocacia

Mariana Gonçalves, advogada, empresária e influenciadora, participou do Aurum Summit 2023 e compartilhou quais são os 4 pilares fundamentais para impulsionar o seu negócio.

Ela acredita que não importa o tamanho do negócio, quando se fala de empreender, automaticamente se abrem quatro setores fundamentais que precisam de atenção para que o negócio fique estável.

Esses pilares fundamentais são:

Setor comercial

Esse setor tem como objetivo a atração, conquista e conversão de clientes. O comercial é essencial para montar uma estratégia que olhe para o início do relacionamento do cliente com o seu negócio, por isso, para começar a etapa de atração é importante que seu escritório defina um plano de ação, que pode ser desde a produção de conteúdo, criação da landing pages (páginas para capturar leads) e outras.

Depois, para conquistar, é importante inserir cada pessoa em um fluxo de nutrição, onde ela vai conhecer de forma mais aprofundada sobre o que você pode oferecer para ela.

O setor comercial estará atuando até a conversão da pessoa, que é efetivada na assinatura do contrato de honorário. Esse é o marco onde ela deixa de ser potencial cliente e passa a ser, de fato, cliente.

Leia também: como prospectar clientes na advocacia

Setor de execução

Depois da conversão do cliente no setor comercial,  o time de execução vai ser o responsável por executar tudo que foi vendido pela comercial. Isso abrange desde realizar pesquisas, coordenar demandas, passar feedbacks e tudo que envolve o andamente da entrega que foi oferecida para o cliente.

Setor financeiro

Esse setor vai além do pagamentos, recebimento de contas e emissão de nota fiscal. O financeiro é responsável pela estratégia de preços, cobrança e análise de dados. Por exemplo: o recebimento de honorários de forma parcelada está sendo eficaz? Aqui entra a análise estratégia desse time que é essencial.

Setor de estrutura

O setor de estrutura é responsável por diferentes funções, todas relacionadas com a manutenção do espaço físico e também online, como contratação de softwares. Ele é “reboco da parede”, como mencionou Mariana. 

Isso porque, dentre as responsabilidades, estão: comunicação interna e externa, conhecimento de todo o funcionamento do escritório para identificar melhorias e contratações.

Além disso, Mariana apresentou também a possibilidade de ir ramificando esses quatro setores. Essas ramificações são criações de outros setores, como marketing, customer success e outros, tudo isso conforme o crescimento, necessidade e estratégia do seu negócio!

Coloque em prática sua gestão de escritório de advocacia

Se ao ler esse texto, você percebeu que poderia agir de outra maneira para ter uma gestão de escritório de advocacia mais eficiente, não se desespere e nem se preocupe. Compreender as falhas é sempre o primeiro passo para corrigi-las.

Pode parecer muita coisa para colocar em prática, mas, acredite, um bom planejamento estratégico, um punhado de determinação e ações focadas dão conta do recado. Por isso, a nossa última recomendação para evitar ou corrigir falhas na gestão de escritório de advocacia é a leitura do artigo “3 dicas simples e eficientes no planejamento estratégico para escritórios de advocacia”. Temos certeza que o conteúdo vai dar a clareza que você precisa para destacar o diferencial competitivo e ter mais prosperidade no seu negócio jurídico!

Ah! Vale observar, ainda, que essas dicas também são válidas para o escritório de advocacia virtual.

Se você ainda tem dúvidas se um sistema jurídico é mesmo o que você precisa para profissionalizar a gestão do seu escritório e aumentar sua carteira de clientes, confira o guia para você encontrar o melhor software jurídico para o seu escritório!

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