Gestão é o ato de gerenciar pessoas, processos, estratégias e finanças de um negócio. Dessa forma, a gestão de grandes bancas trata-se da aplicação desses processos no meio jurídico. Seu papel é o de manter a organização funcionando conforme o esperado, sempre buscando meios para mantê-la produtiva, eficiente e lucrativa. 

Por regra, a advocacia não visa o lucro, ainda assim, um escritório jurídico consiste em ser uma empresa, que também demanda por uma primorosa gestão para se manter e garantir retornos financeiros. 

Faz total sentido dar atenção às falhas que podem ser cometidas, e aos procedimentos e tecnologias que podem solucionar tais erros e otimizar a rotina do time de advogados. 

Afinal, se administrar um escritório de pequeno ou médio porte já é um desafio, uma grande banca exige muito mais cautela e preparo.

Para ajudar nessa missão, preparamos este artigo revelando práticas usadas por gestores de grandes escritórios bem–sucedidos.

Esperamos que seja útil.

Como funciona a gestão de grandes bancas? 

Um escritório de advocacia executa atividades como atendimento ao cliente, elaboração de documentos jurídicos e participação em audiências, além de lidar com questões administrativas e financeiras.  

Trata-se, portanto, de um sistema que engloba diversas atividades interconectadas e interdependentes. Sendo assim, faz parte da gestão de uma grande banca administrar e garantir a otimização e a eficácia desses processos.

E quanto maior o tamanho do escritório, mais complexo é todo esse sistema e rotina, por isso, o que diferencia um negócio de sucesso dos demais, é como essa gestão é realizada, de maneira que integre muito bem o setor financeiro, estagiários, advogados menos experientes, advogados mais experientes e parceiros. 

Quais as responsabilidades dos gestores de grandes bancas? 

O gestor jurídico terá sob sua responsabilidade todo o trabalho de planejamento, orientação, acompanhamento e análise das várias atividades da grande banca. 

Portanto, condiz ao seu trabalho:

• A reestruturação do escritório;
• Planejamento de carreiras; 
• Oferecimento de consultorias;
• Aplicação de novas tendências do cenário jurídico; 
• Orientação da equipe sobre a execução dos planos do escritório; 
• Acompanhamento da execução desses planos; 
• Extração de dados e acompanhamento de relatórios para as tomadas de decisões;
• Definição do plano estratégico e orçamentário da banca; 
• Implementação de política de qualidade e de resultados.

Por que toda grande banca deve prestar atenção à sua gestão?

Uma boa gestão pode definir o sucesso da organização. Isso porque, os gestores mantendo o time de profissionais engajados no que deve ser feito, para o que deve ser feito e onde o negócio deseja chegar, os resultados acontecem.  

E também é através de uma eficiente gestão que se mantém os prazos e audiências em dia, evitando prejuízos e problemas com clientes.

Podemos entender então que toda banca precisa prestar atenção ao seu gerenciamento para: 

• Ter clareza dos serviços que são oferecidos; 
• Entender os serviços mais procurados e os menos procurados; 
• Assessorar os advogados em suas principais atividades garantindo a qualidade do serviço prestado;
• Manter a ordem do que deve ser feito no dia a dia;
• Evitar perda de prazos importantes; 
• Acompanhar e aumentar a produtividade dos colaboradores; 
• Se manter e crescer no mercado. 

Ou seja, a gestão não deve mais ser vista como segundo plano. Ações sem planejamento comprometem a credibilidade e colocam a empresa em risco. 

E, mesmo que pareça que esse trabalho se torne complexa dependendo do tamanho do escritório, é sim possível desenvolvê-lo com excelência. Isso, desde que os profissionais se dediquem a essa função, pensando sempre estrategicamente no negócio. 

A seguir, separamos dicas de gerenciamento para ficar de olho! 

7 dicas para melhorar a gestão da sua banca jurídica 

Listamos as principais práticas que são comuns entre escritórios bem-sucedidos. 

1. Defina e acompanhe indicadores jurídicos e de desempenho 

Um bom gerenciamento está fundamentado em planejamento contínuo. Somente assim é possível avaliar os resultados e aperfeiçoar o que for necessário no timing certo. Para isso, os indicadores jurídicos são recomendados. 

Através deles é possível monitorar as metas, enquanto os indicadores de desempenho servem para acompanhar e melhorar a performance da equipe. 

Mas para que esses indicadores façam sentido, é preciso que as metas sejam claras e representem métricas quantitativas, como: número de clientes, percentual de processos resolvidos e volume de feedbacks sobre o atendimento, por exemplo. 

Esses indicadores também precisam estar relacionados à cultura organizacional da grande banca e devem ser acompanhados, de preferência, semanalmente, com a ajuda de relatórios. 

Imagino que você possa estar pensando no tempo que isso vai adicionar à sua rotina. A preocupação faz sentido, mas, você sabia que é possível fazer tudo isso sem planilhas e sem despender de tantas horas e trabalhos manuais? Sim, com um software jurídico como o Themis, que já atendeu mais de 1.900 escritórios de grande porte. 

2. Tenha um workflow de tarefas visível e organizado 

Um dos segredos da gestão de grandes bancas é manter rotinas de trabalho planejadas com todos os membros sabendo o que executar, sem depender de ordens ou da ação dos sócios. 

Nesse modelo de trabalho, as funções são previamente estabelecidas e as tarefas surgem de acordo com uma rotina, que se estrutura através do Themis. 

A vantagem de se apoiar nesse tipo de ferramenta é que se garante mais autonomia aos advogados, além de aumentar a agilidade na execução das tarefas. 

3. Promova um ambiente de trabalho saudável 

Qualquer empresa que promove um ambiente de trabalho saudável tem um histórico de desempenho financeiro superior e sustentável, e aqui estamos falando de negócios de todos os nichos. 

Para tanto, algumas práticas, quando seguidas pela liderança, podem ajudar. São elas:

• Autoexpressão: criar um espaço para que todos os funcionários possam expressar-se de maneiras pessoalmente significativas; 

• Mecanismos de proteção: combater comportamentos inadequados e desrespeitosos no ambiente de trabalho e oferecer aos advogados um meio seguro de reportar tais comportamentos;

• Oportunidades de conexão: criar oportunidades para que os funcionários se conheçam e desenvolvam relacionamentos interpessoais em toda a organização;

• Identidade coletiva: guiar a todos em torno de um propósito/objetivo;
  
• Recompensas por resultados: criação de objetivos e processos consistentes para a tomada de decisões relacionadas a pessoas, bem como recompensas baseadas em atingimento de metas e bom desempenho;
  
• Acesso a recursos: proporcionar a todos igual acesso às informações, oportunidades e relacionamentos de que precisam para serem bem-sucedidos;

• Apoio ao equilíbrio entre vida pessoal/profissional: demonstrar consideração pelas demandas, responsabilidades e interesses não relacionados ao trabalho.

4. Busque ativamente por  conhecimento 

O gestor jurídico deve atuar como role model, ou seja, como modelo de comportamento e representante dos valores e das prioridades da empresa. Para isso, é importante estar disposto a atuar a partir das práticas que citamos anteriormente. 

Mas para além disso, também devem olhar para si, sempre aperfeiçoando habilidades e atentos às novidades. E não apenas aprofundando-se na área jurídica, mas adquirindo conhecimentos relacionados a inovação, finanças e empreendedorismo, tais como: 

• Jurimetria;
• Legal Analytics;
• Business Intelligence;
• Inteligência Artificial;
• Governança Corporativa;
• LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais);
• Gestão de Pessoas, entre outros. 

Tais conhecimentos costumam guiar o gerenciamento de uma grande banca bem-sucedida. Mas nossas indicações não terminam aqui. 

Separamos alguns conteúdos em diferentes formatos para gestores de alta performance. Confira: 

Livros 

Gestão de Alta Performance: Tudo o que um gestor precisa saber para gerenciar equipes e manter o foco em resultados: Livro do empresário Andrew S. Grove, que aborda o que um gestor precisa saber sobre como criar e sustentar uma empresa de alto rendimento. 

A Coragem Para Liderar: É cada vez mais importante pensar não apenas nos resultados em si, mas investir nas pessoas responsáveis por trazer esses resultados. Nesse sentido, este livro da autora Brené Brown é um ótimo ponto de partida. 

Gestão De Escritórios e Departamentos Jurídicos: Livro de dois mestres do assunto, Fábio Lopes Soares e Wagner Osti Pedro, que apresentam uma leitura completa sobre gestão de serviços jurídicos, relacionando-se diretamente ao momento que vivemos na advocacia global. 

Podcast

Podcast Negócios, TI e Direito: podcast disponível no Spotify que explora assuntos como inovação jurídica, tecnologia da informação e proteção de dados pessoais. Temas fundamentais para qualquer gestor moderno. 

Cursos 

Google Analytics para iniciantes: Para extrair e analisar melhor os dados relevantes das grandes bancas, aqui vai uma dica de ouro para gestores. O curso ensina a analisar relatórios básicos de público-alvo, aquisição e comportamento, e mostra como configurar metas e acompanhamento de campanhas. 

Business Intelligence: Ferramentas e Métodos: Curso da FGV que apresenta as oportunidades que um projeto de BI pode trazer para as empresas.

Gestão Financeira nos Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos: O curso da OAB apresenta conceitos, fundamentos, dicas e práticas essenciais à gestão financeira de um escritório de advocacia e de um departamento jurídico.

Lembrando que, não é preciso ir atrás de todo o conhecimento de uma vez. 

A dica é ir aos poucos se aventurando em conteúdos que possam trazer novas perspectivas, sempre priorizando aqueles que tem mais a ver com os objetivos do negócio, e claro, de cada indivíduo como profissional. 

5. Se atente ao controle financeiro 

Como vimos, a gestão financeira faz parte da rotina dos gestores jurídicos de alta performance e, mesmo que em um nível básico, é considerado um dos conhecimentos fundamentais para a função. 

Entender o fluxo de caixa é essencial para traçar novas ações, manter contas em dia e aumentar metas e objetivos visando os lucros. Ter o caixa sob controle também é importante para manter a transparência quanto a impostos e taxas que devem ser pagos pela grande banca.

Não por acaso, a gestão de caixa e contábil é um dos pontos que podem ser facilitados pela tecnologia através de softwares como o Themis. 

Com o software da Aurum é possível aprimorar o gerenciamento do escritório com soluções para organizar fluxo de caixa com entradas e saídas, faturamento, receitas, entre outros módulos para facilitar o controle financeiro. 

6. Não se esqueça das práticas de compliance 

Entre as dicas para implementar uma gestão jurídica eficiente, também está incluir as práticas de conformidade. Desde o compliance fiscal para o eixo financeiro, às etapas de compliance trabalhista para evitar problemas.

Afinal, investir na garantia de que o negócio esteja operando de acordo com as normativas vigentes, como a Lei Anticorrupção, é fundamental. 

Quer saber como implementar o Programa de Compliance? Leia também: Compliance: conceito, tipos, benefícios e como colocar em prática, excelente artigo do advogado e colunista do Portal da Aurum, Arthur Bobsin. 

7. Aposte na automatização de tarefas 

Diretamente conectado à gestão do tempo e à produtividade e alinhado a todos os tópicos anteriores, contar com o auxílio de uma ferramenta de automação é essencial em um negócio jurídico de grande porte. 

Para buscar atualizações nos sites dos tribunais, alimentar planilhas, cadastrar e atualizar processos, além da possibilidade de erros humanos, leva muito tempo. 

Um advogado, por exemplo, leva em média 4 horas para atualizar 50 processos. Levando em consideração o acesso em cada site dos diferentes tribunais, a busca de processo por processo e o preenchimento dos captchas – aqueles testes para certificar que você não é um robô. 

Ou seja, um dia de trabalho para atualizar uma média de 100 processos. Considerando o salário de um advogado junior de R$3.500, esse impacto equivale a um gasto de R$700 para um dia de busca de andamentos processuais.

Exemplos como esse mostram que a forma como se administra as horas de trabalho do time refletem diretamente na saúde financeira do negócio.  Por isso, automatizar tarefas burocráticas para que os advogados e advogadas consigam focar em atividades estratégicas é uma ótima dica.  

A seguir, explicamos melhor como o Themis pode diminuir a sobrecarga do time, facilitando a execução dessas tarefas. 

Themis para uma gestão que dê resultados 

Além do desenvolvimento de habilidades comportamentais importantes como comunicação interpessoal, capacidade de negociação, networking, conhecimento de mercado e estabilidade emocional, como vimos, também é esperado que um bom líder acompanhe as inovações. 

O mundo está em constante mutação, e na área do Direito é ainda mais assustadora a velocidade com que isso vem acontecendo. Constantemente leis são alteradas, novos termos em inglês aparecem, a sociedade é transformada e ferramentas surgem. 

Isso quer dizer que você, como sócio ou gestor, precisa aderir a todas as novidades do mercado? Não, mas você precisa saber que elas existem e tentar entender ao menos como estão sendo usadas e porquê. 

Softwares jurídicos, por exemplo, servem para automatizar as demandas jurídicas e financeiras para que o escritório alcance os melhores resultados, sendo um dos investimentos mais recomendados. 

E não necessariamente é preciso escolher o software mais caro para ter o melhor retorno, e sim aquele que conta com funcionalidades que farão sentido para otimizar as atividades da banca na prática. 

Para ajudar na sua escolha, separamos algumas funcionalidades do Themis usadas por grandes escritórios como Robortella Advogados, BM&A e Trench Rossi Watanabe, e que podem ser o que você procura para facilitar o gerenciamento da grande banca. 

Principais módulos do Themis para gerenciamento: 

Módulo de processos e prazos

Com  este módulo é possível cadastrar e acompanhar todas as informações processuais; receber notificações de compromissos pelo sistema e por e-mail; tomar conhecimento do processo assim que for distribuído no tribunal; analisar dados cadastrados, para atuação em defesa; se comunicar com escritórios terceirizados referente às solicitações; armazenar um alto volume de documentos importantes. 

Módulo de contratos 

Oferece controle das renovações e de vigências; controle dos valores fechados no contrato, bem como a forma de pagamento; permite visualizar todas as fases do contrato, como negociação, análise, assinatura e emissão.

Workflow de processos

Oferece um fluxo de aprovação de tarefas internas, de acordo com a regra do departamento. Exemplo: Aprovação de despesa e de valores pelo gestor.

Assinatura digital

Atualmente o Themis possui integração com Clicksign e Docusign, facilitando a assinatura de documentos, de acordo com as fases e necessidades, como início ou novos aditivos, por exemplo. 

Provisionamento 

Módulo que permite o controle de todos os valores do processo (pedidos e depósitos); oferece relatórios de provisão e contingenciamento e Informações contábeis. 

Controle de horas de trabalho e despesa 

Oferece o controle da quantidade de horas consumidas pelo advogado para a elaboração de um contrato, por exemplo, e ainda, controle dos gastos do processo, como as custas.

Relatórios gerenciais 

Como já mencionamos, o Themis permite a extração de relatórios gerenciais e personalizados para aferição de resultados por área, departamento, ou advogado, gerados em PDF. 

Também conta com dashboards interativos, oferecendo relatórios visuais por meio de gráficos personalizados e em tempo real. 

Agende uma demonstração hoje sem compromisso e conheça outros módulos que podem ser úteis para sua banca! 

Conclusão 

Gerenciar vai muito além de conquistar causas e processos, é preciso planejamento estratégico, integração e organização para que o escritório se torne atrativo aos olhos dos clientes e competitivo no mercado.  

E se há uma forma de realizar a gestão completa da empresa, controlando os atos societários, filiais, cotas, administração, documentos, responsáveis legais e outras informações que podem melhorar a performance da grande banca por completo, essa forma envolve ferramentas de automação como Themis. Pois, somente apoiada à tecnologia, a gestão jurídica é capaz de elevar o negócio para novos patamares. 

E, agora que sabe mais sobre estratégias e gestão, que tal colocar algumas ações em prática? Aproveite para assinar nossa newsletter e ficar sempre por dentro de temas importantes do mundo dos negócios jurídicos! 

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