A gestão de processos judiciais é a maneira como se organiza, monitora e age diante ao acompanhamento dos casos. Tem como objetivo otimizar o seu tempo e recursos, auxiliando no crescimento e qualidade dos serviços jurídicos prestados. 

Os processos judiciais fazem parte da rotina na advocacia e também da vida dos brasileiros. Segundo o Conjur, em média, uma a cada três pessoas no Brasil tem ações tramitando no Judiciário. Em 2022, a soma de processos novos e julgados chegou a marca de 80 milhões, sendo que aproximadamente 99% deles já estão no formato eletrônico. 

Neste cenário, é normal – e esperado – que advogados e advogadas lidem com um alto volume de processos, especialmente a partir do crescimento de suas carreiras e escritórios. Este aumento, no entanto, demanda organização para acompanhar o andamento de centenas de processos de maneira simultânea e diária.

Você já deve ter sentido essa necessidade de gerenciar os processos judiciais, a fim de elevar o cuidado e a proximidade com cada um dos casos, mantendo a qualidade da entrega mesmo com um alto volume. Afinal, a partir dessa gestão, é possível ter um crescimento sustentável e escalável.     

Por que é importante controlar os processos judiciais?

Há processos que correm na justiça por anos, e neste tempo, dezenas de novos casos já passaram por você. Entre tantas informações e históricos de clientes, em meio a publicações e prazos de tribunais, além de atividades diárias da gestão do seu escritório ou carreira, fica inviável acompanhar tudo ao mesmo tempo sem cometer erros ou diminuir a qualidade das entregas. 

Por mais que pareça complicado conciliar tantas atividades, a gestão de processos jurídicos existe justamente para facilitar toda essa jornada, trazendo mais tranquilidade e segurança para a sua rotina e para a atuação do escritório. E os benefícios desse gerenciamento impactam diretamente na sua forma de advogar e administrar o seu tempo. Veja a seguir algumas das principais razões para investir na gestão de processos judiciais: 

Aumento da produtividade

Foi-se a época em que era necessário gastar horas do seu dia indo a tribunais apenas para descobrir que – provavelmente – nada mudou. Também não é mais necessário atualizar o andamento dos casos manualmente, perdendo seu tempo com tarefas que podem ser automatizadas. 

Com a gestão de processos judiciais digitais, você pode usar esse tempo para investir em crescimento e qualificar ainda mais o seu escritório ou carreira, potencializando sua produtividade e aumentando a competitividade no mercado. 

Mais organização

Depender da memória para lembrar do histórico de cada cliente é perigoso e arriscado, pois, com o passar do tempo, a chance de ocorrerem erros é enorme. E se o seu objetivo é aumentar a carteira de clientes, esse é um ponto ainda mais sensível. Por isso, a organização quanto às conversas realizadas e os passos dados com cada cliente é fundamental para a resolução dos casos e para a retenção da carteira já existente.

Foco no seu cliente

O profissionalismo na advocacia vai além da sua prática e experiência jurídica, pois envolve diversos setores do negócio. O atendimento ao cliente é um deles, afinal, quanto melhor for a qualidade da sua entrega, maiores são as chances de recomendação. 

Com uma gestão eficiente dos seus processos jurídicos, é possível ter mais visibilidade sobre os passos dados anteriormente, oferecendo mais transparência e proximidade para os seus clientes no presente e futuro. 

Sem preocupações com prazos

Você sabe mais do que a gente o quanto os prazos são a base da advocacia. Portanto, comprometê-los está fora de cogitação, certo? Uma gestão de processos eficientes vai ajudar você a passar longe de desestabilizar a relação com seus clientes e de comprometer a sua reputação no mercado. E o melhor de tudo é que você não precisa correr atrás dos prazos, pois eles estarão sempre contabilizados e atualizados para você. 

Devido a automatização, você garante mais segurança ao cumprimento dos prazos e ao recebimento e tratamento de andamentos e publicações, garantindo a sua assertividade e excelência na entrega. 

Como gerenciar processos judiciais? 

Há duas maneiras de profissionalizar a sua atuação jurídica mantendo o controle sobre os processos judiciais. Essas soluções estão ligadas ao seu momento na advocacia, pois uma tende a ser a curto prazo e a outra a longo. Seja qual for o seu momento, na Aurum desenvolvemos soluções para ambos os casos. Veja só: 

Planilha para controle de processos judiciais

É normal que a maioria das advogadas e advogados autônomos e até mesmo pequenos escritórios utilizem planilhas para organizar e monitorar os casos e processos judiciais. Elas são a porta de entrada para tornar a advocacia mais organizada, registrando o histórico de cada cliente. 

Sabemos da sua importância e, por isso, desenvolvemos uma planilha completa para auxiliar no controle dos seus processos e atividades de maneira profissional. Para começar a usar, basta baixar gratuitamente:

Mas vale dizer que esse formato é limitado, principalmente para quem busca crescer em qualidade e quantidade de clientes, pois as planilhas não são escaláveis, chegando momentos em que é preciso abandoná-las. 

Se você quer saber 10 razões para migrar das planilhas para um bom software jurídico, leia o artigo: quando abandonar planilhas e investir em um sistema de controle de processos judiciais?

Software jurídico para gestão de processos

Os softwares jurídicos são uma modernização da advocacia, acompanhando os novos tempos dos tribunais e clientes, afinal, a tecnologia transformou o mundo e no campo jurídico não foi diferente. 

Por meio do uso de softwares jurídicos, é possível ter mais eficiência no dia a dia, pois toda a sua gestão estará concentrada em apenas um lugar. E, para além da organização, eles tendem a ser automatizados, reduzindo atividades repetitivas, o que resulta no aumento da sua produtividade.

Assim, há um total controle sobre todas as atividades, publicações, prazos e andamentos dos processos judiciais, tornando a sua rotina muito mais tranquila e fluida. E por falar em tranquilidade, é possível fazer tudo isso em qualquer lugar e a qualquer hora, pois o software jurídico Astrea conta com aplicativo de celular, o que torna mais fácil acessar rapidamente diversas funcionalidades do sistema, economizando ainda mais o seu tempo.

Gerenciamento de processos judiciais com o Astrea

O objetivo do software Astrea é simplificar a sua rotina jurídica, elevando a qualidade do seu atendimento e facilitando a gestão integral do escritório. Com ele, o acompanhamento de processos se torna mais personalizado e cuidadoso, trazendo um olhar proativo para cada caso. 

Veja a seguir como utilizar o software Astrea para gerenciar os seus processos jurídicos: 

Adicione seus processos no Astrea

Ao se cadastrar, basta adicionar os processos ligados ao seu nome ou escritório para começar a usar o Astrea. Neste início, é possível adicionar seus processos de duas maneiras automáticas: 

Busca em lote

É a maneira ideal para quem está começando a utilizar o Astrea, pois assim todos os seus processos são adicionados de maneira simultânea, otimizando ainda mais o seu tempo. Para isso, basta adicionar o número da sua OAB e o tribunal em que deseja realizar a busca.

Busca individual

É possível realizar uma busca individual para adicionar um processo específico. Ou, ainda, inserir um processo que não está ligado a tribunais manualmente. 

Para saber o passo a passo de como inserir processos judiciais das duas maneiras mencionadas, assista ao vídeo:

Preencha as informações dos processos judiciais

Após importar os processos, confirme se as informações estão corretas e adicione outros dados relevantes para preencher o histórico do caso. Dessa forma, a ficha do processo irá conter tanto as ações já realizadas como as tarefas que ainda precisam ser feitas. Assim, todos no escritório estarão a par da situação de cada processo. 

Organize seus processos com etiquetas

Com tantas atividades no dia a dia, muitas vezes divididas entre áreas e colaboradores, a organização precisa ir além, sendo necessária uma segmentação e priorização das atividades. 

No software Astrea as etiquetas cumprem esse papel, e ainda é possível personalizá-las da maneira que fizer mais sentido para você. A partir de cores e descrições, você visualiza de maneira rápida as fases dos processos, suas prioridades e pode até dividir em grupos, como processos que tramitam em varas cíveis, varas trabalhistas ou na Justiça Federal. 

As possibilidades são inúmeras, basta criar um padrão e começar a usar da maneira que preferir. Veja mais a fundo como funcionam as etiquetas no Astrea. 

Registre os atendimentos de acordo com os processos

O Astrea foi planejado para agregar o histórico completo dos seus atendimentos. Por isso, registre todas as ações realizadas e principais pontos discutidos em conversas, assim não será mais necessário depender da sua memória.

Além disso, o software avisa quando houver mais de 30 dias sem movimentação em um processo, lembrando você de entrar em contato com o cliente para manter o bom relacionamento. 

Receba os andamentos automaticamente

Com uma boa gestão dos seus processos judiciários, você não precisa ir se atualizar dos andamentos, perdendo um tempo valioso com ações rotineiras.

No Astrea, você fica a par de cada movimentação relacionada ao processo de maneira automática, recebendo atualizações diretamente no software e e-mail. Dessa forma, pode se concentrar em outras ações do escritório com tranquilidade e segurança. 

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Dúvidas frequentes sobre gestão de processos judiciais

O que é o Astrea?

O Astrea é um software jurídico que auxilia em toda a gestão de pequenos e médios escritórios de advocacia, além de profissionais autônomos. O sistema automatiza a rotina jurídica e profissionaliza a atuação de mais de 100.000 advogados e advogadas. 

Líder no mercado, o Astrea é campeão por 2 anos seguidos na maior premiação de softwares B2B do Brasil, a B2B Awards. Com destaque para o suporte ao cliente, funcionalidades e facilidade de uso. 

Cadastre-se e comece a usar o software Astrea gratuitamente. 

O software jurídico Astrea faz a gestão de processos judiciais?

Sim, a partir de inteligência artificial o Astrea automatiza a busca e a atualização de processos jurídicos, tornando a sua rotina mais produtiva e tranquila. 

Conclusão

Como mencionado ao longo do texto, o gerenciamento de processos judiciais é fundamental para profissionais que buscam uma rotina mais ágil, tranquila e eficiente. A partir de uma boa gestão, é possível elevar a qualidade do seu atendimento, focar na melhor resolução dos casos e ter tempo para evoluir seu escritório e carreira. 

Vimos que as planilhas são a solução imediata para quem está iniciando no mercado e não pode investir em um software jurídico no momento. São ferramentas simples que cumprem um papel básico de controle. Outras vezes também é uma escolha complementar a um software mais básico. Mas vale ressaltar que, apesar da utilidade em curto prazo, as limitações das planilhas dificultam o registro de informações completas sobre clientes, das movimentações nos processos e o acompanhamento das atividades desenvolvidas pelo escritório. Se você não tem uma boa memória, isso pode ser um problema ainda maior.

A médio e longo prazo, o mais indicado é a contratação de um software jurídico – e aqui indicamos o Astrea –, a fim de otimizar a sua gestão ao máximo, ganhando mais  tempo para investir na aquisição de novos clientes, tendo um ótimo retorno sobre o investimento e garantindo uma rotina muito mais equilibrada. E, ainda, se o maior impedimento que você encontra hoje é financeiro, vale a pena dar uma chance a um bom software jurídico gratuito. 😉

Se ficou alguma dúvida, deixe o seu comentário, vamos adorar te ajudar 🖤

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