Legal Business Intelligence engloba ferramentas inteligentes que permitem o acesso e a análise de um alto fluxo de dados e informação para melhorar e otimizar as decisões e o desempenho de uma empresa do ramo da advocacia. Em outras palavras, é o Business Intelligence do Direito. 

Os advogados precisam coletar, analisar e tratar diversas informações diariamente. Para manejar tamanha quantidade, os departamentos jurídicos que buscam tomar a melhor decisão para seus negócios apostam no Business Intelligence (BI) ou Inteligência Empresarial, em português. 

Assim, com essa forte tendência que dominou a rotina das companhias mais modernas de realizar análises profundas dos seus processos com base em dados sólidos, a área acabou ganhando soluções inteligentes próprias para o setor, popularmente conhecidas como Legal Business Intelligence. 

Neste artigo vamos explicar por que o termo está tão em alta, a importância dos dados na rotina jurídica, as métricas mais comuns para departamentos jurídicos e muito mais. Boa leitura! 

O que é Legal Business Intelligence?

Partindo do princípio, Business Intelligence é um conjunto de medidas que depende de soluções tecnológicas para compilar, organizar e facilitar a análise de dados estrategicamente. Um exemplo são os softwares de gestão. 

Sendo assim, o Legal Business Intelligence trata-se do mesmo conjunto de medidas do BI mas voltado exclusivamente para a área da advocacia. Como exemplo podemos citar os softwares jurídicos.  

Com o apoio de um sistema jurídico, escritórios e departamentos jurídicos conseguem absorver, compilar e analisar indicadores jurídicos do setor ou mesmo os hábitos e comportamentos dos seus clientes e, também, do seu time de advogados. 

A principal vantagem do Legal Business Intelligence é permitir que os negócios jurídicos entendam e provem seu valor para os clientes, uma vez que usando esses softwares especializados conseguem se adiantar em relação à concorrência, identificar tendências e detectar falhas para a aplicação de medidas preventivas. 

Em outras palavras, conseguem atuar de forma estratégica com a tomada de decisões mais seguras e favoráveis, apoiados em uma tecnologia desenvolvida exclusivamente para a rotina do advogado.  

Por que o Legal Business está em alta?

O Legal Business está em alta porque a análise de dados vem se tornando cada vez mais necessária para o entendimento das necessidades dos clientes e a identificação de gargalos e oportunidades dos negócios.  

Essa análise transforma dados em informação e informação em conhecimento para que as decisões sejam tomadas de forma segura. E se tem uma área que lida com muitas informações simultâneas diariamente, essa área é a advocacia. 

Por isso fica mais fácil entender porque o Legal Bussiness se tornou uma tendência nos escritórios, grandes bancas e departamentos de todo o mundo. 

Ao adotar um software jurídico na rotina, aumenta-se a chance de converter os dados digitais em insights, oportunidades e diagnósticos valiosos para desenvolver, contínua e sustentavelmente, toda e qualquer organização.

Principais desafios de uma rotina sem Legal Business Intelligence 

Gerir contratos em massa

A gestão de contratos é uma das atividades que mais toma tempo dos departamentos jurídicos, pois à medida que uma empresa cresce, cresce com ela o volume de contratos empresariais a serem gerenciados.

Cresce também a necessidade de voltar o trabalho da equipe para a avaliação das cláusulas mais delicadas, ou para a negociação de condições com clientes internos e externos.

Num contexto de grande volume, portanto, tarefas como o preenchimento de modelos de contrato manualmente ou o acompanhamento manual de planilhas de prazos se torna um dos principais desafios dos negócios que não contam com a automação. 

Falta de integração com demais setores 

A falta de integração entre os departamentos abre portas para falhas simples, como pagamentos indevidos e solicitações equivocadas, e até erros mais graves, como quebras contratuais e ações judiciais. 

Outro problema quando não há uma integração com os demais setores e uma compreensão do papel estratégico do departamento jurídico dentro de uma empresa, é que, em muitos casos, o departamento é acionado apenas quando um problema já existe.

Por esses motivos, a falta de integração e de reconhecimento são considerados uns dos principais desafios desse setor.  

Falhas na comunicação e equipe desmotivada  

Solicitações não atendidas no prazo, contratos e documentos que não são realizados conforme o previsto podem gerar conflitos e alterar os ânimos dos envolvidos. 

Outra questão é que sem o auxílio de ferramentas inteligentes os advogados se veem em rotinas maçantes com demandas repetitivas, o que não os permite atuar de forma estratégica. Por isso os departamentos costumam sofrer com uma equipe improdutiva desengajada. 

Prejuízos financeiros e falta de escalabilidade 

Ao deixar de investir em dados, monitoramento e automação de atividades, os departamentos perdem a oportunidade de mapear gaps como estes que citamos e também perdem a chance de agregar valor para os clientes com a sua atuação. Resultado? Prejuízos financeiros e negócio estagnado. 

Quais os benefícios do Legal Business na gestão de um Departamento Jurídico?  

São vários! No entanto, vamos finalizar os principais para você. 

Gestão de processos e prazos 

Tentar fazer o controle através de uma planilha de excel é arriscado e há chances de gerar problemas e atrasos, e é aí que entra o Legal Business Intelligence. 

Com softwares jurídicos é possível realizar a gestão centralizada do volume de processos, independentemente de sua localização e de qual escritório ou filial está responsável por ele, mantendo as informações todas consolidadas e organizadas, garantindo uma gestão de processos e prazos eficiente.

Na prática, com o prazo definido, o gestor registra as atividades no sistema e designa responsáveis para elas, a partir daí, o software passa a enviar alertas de delegação, execução, conclusão e atraso de tarefas.  

Ele também permite obter as atualizações dos processos nos tribunais de forma automática, bem como o recebimento das publicações disponibilizadas nos Diários Oficiais do país. 

Provisionamento de custos

Com o Legal Business Intelligence os advogados e advogadas conseguem atuar de forma proativa, uma vez que possibilita a análise da probabilidade de perdas e ganhos dos processos, gerando relatórios jurídicos gerenciais e de contingências, que facilitam a realização de um provisionamento de custos eficiente.

Assim, o departamento jurídico pode sinalizar outras áreas da empresa, como financeira e contábil, para que estas destinem os devidos orçamentos. Com isso, contribui significativamente para a segurança econômica do negócio.

Monitoramento de processos eficiente

Ter acesso aos diversos processos que estão em andamento é essencial, e a melhor maneira de fazer isso é contar com um sistema de Legal Business Intelligence que possui tecnologia para fazer o push dos andamentos dos tribunais e que permite acessar processos via web. 

Com ele o advogado acompanha os andamentos dos processos na tela do sistema e programa que sejam exibidas notificações para facilitar a exibição, garantindo um monitoramento de processos eficiente. 

Mais segurança e menos riscos 

O uso excessivo de papel no departamento jurídico, no caso de contratos, relatórios e processos, causa grande desorganização e um problema ainda maior: a vulnerabilidade da informação, que fica à mercê de riscos como roubos, incêndios e afins.

Com ferramentas inteligentes focadas para esse setor, toda documentação parte para o ambiente virtual, o que aumenta a segurança da informação – uma vez que esse ambiente tecnológico pode ser protegido por firewall, antivírus e backup – e contribui para a governança corporativa ao aumentar a conformidade com normas e exigências, tanto internas, quanto de clientes e órgãos reguladores.

Indicadores de desempenho para tomada de decisões 

As funcionalidades de um sistema com Legal Business Intelligence permite controlar o fluxo de trabalho da equipe, a fim de identificar o nível de produtividade, potenciais gargalos e oportunidades de melhoria. Assim, o gestor verifica os indicadores relevantes para o negócio e tem uma atuação focada em resultados.

A seguir falaremos mais sobre isso! 

Por que adotar métricas para departamentos jurídicos?

A avaliação por métricas – critérios de análise que servem para medir o desempenho das atividades – é altamente indicada para qualquer empresa e na advocacia não seria diferente. Com ela, o desafio de demonstrar o valor financeiro agregado pelo departamento jurídico ao negócio é facilitado e os desafios comuns à rotina jurídica são minimizados. 

No entanto, para escolher as métricas que façam sentido a cada departamento, algumas variáveis devem ser observadas. O porte da empresa em que se  atua, o número de profissionais, o número de escritórios de advocacia que são parceiros, o valor do orçamento anual, o escopo do negócio e seus principais riscos jurídicos e operacionais são alguns exemplos. 

Feita essa análise, e após decidir quais indicadores jurídicos que mais fazem sentido, é importante entender onde estão localizados tais dados e apostar em tecnologias como o Legal Business Intelligence para monitorá-los. 

Quais as métricas mais comuns para departamentos jurídicos? 

Abaixo, citamos algumas métricas que deveriam ser acompanhadas:

• Despesas por orçamentos: rastrear, prever e controlar os gastos conforme o orçamento previsto é o primeiro passo para demonstrar organização e eficiência.
• Carga de trabalho da equipe: mensurar de forma efetiva a carga de trabalho dos advogados é importante para que os recursos do departamento possam ser alocados de um modo eficiente. 
• Despesas por tipo ou assunto: a utilização dessa métrica pode auxiliar em uma série de análises importantes para a eficiência do departamento. Essas despesas devem ser classificadas por “tipo de demanda” ou “assunto” nas rotinas da área, como gastos com contencioso, gastos com o envio e assinatura de contratos, gastos com custas judiciais, entre outros.
• Aumento de honorários: acompanhar aumentos nos honorários, com o tempo, permite que o departamento jurídico saiba se o aumento de honorários de determinado ano foi anormal ou condizente com a média histórica.
• Duração e exposição a litígios: entender a natureza e o impacto dos processos judiciais na empresa possibilita gerir muitos riscos operacionais e melhorias no processo produtivo.

Veja uma lista mais extensa dos indicadores jurídicos mais usados e relevantes para departamentos jurídicos neste artigo: O que são Indicadores Jurídicos, os mais usados no setor e como analisá-los

Como implementar a cultura de Legal Business Intelligence? 

Agora que já compreendeu a importância do uso de softwares especializados na rotina jurídica para a automação de atividades e acompanhamento de métricas, fica a dúvida de como implementar a cultura de Legal Business Intelligence no departamento. 

Afinal, estamos falando de uma nova rotina e uma nova maneira de trabalhar. Nesse sentido, todo cuidado é pouco na escolha de um software adequado que atenda as demandas da companhia e na preparação da equipe. 

O mais importante é entender que implementar um software leva tempo. Em casos de departamentos que já utilizam um sistema, é preciso migrar os dados e se readaptar. Já aquelas que nunca tiveram contato com um software jurídico, é necessário se criar uma cultura digital em torno da ferramenta. Pensando nisso, separamos algumas dicas:

Dissemine o pensamento digital 

É preciso que haja um esforço antes mesmo da contratação de qualquer ferramenta para que o pensamento digital seja disseminado de maneira que, dos estagiários aos sócios, todos estejam olhando na mesma direção e enxerguem os benefícios dessa mudança. 

Nessa etapa inicial vale consumir e divulgar conteúdos que falem sobre o Legal Business Intelligence e suas vantagens. Aqui no Portal da Aurum, por exemplo, temos vários artigos sobre BI, Inteligência artificial e advocacia 5.0! Vale a pena conferir e compartilhar com toda a equipe. Abaixo, separamos alguns:

• Conheça as principais tendências na advocacia para 2022
• Como a Inteligência Artificial pode aumentar a eficiência do seu departamento jurídico?

Garanta a melhor escolha para a equipe  

No momento da escolha, é importante consultar os conteúdos educativos que a empresa que desenvolve o software disponibiliza. Também é aconselhável levar em conta a opinião de outros clientes, separar um tempo para ler os reviews e casos de sucesso, checar as avaliações nas redes sociais e a reputação do software em sites como o Reclame Aqui. 

Conhecer a experiência de outras pessoas pode facilitar a sua tomada de decisão e despertar um senso de confiança em toda a equipe. 

Invista em treinamentos 

Os treinamentos fazem parte dessa migração e mesmo que a princípio parecem atrapalhar a rotina, eles são essenciais desde a implantação ao uso do software no dia a dia para que o melhor Legal Business Intelligence seja absorvido pela equipe. Ao fim do processo, o investimento terá valido muito a pena. 

Qual o melhor software para Legal Business Intelligence? 

O melhor software jurídico é aquele que mais se adapta à rotina do departamento. Na hora de escolher, é fundamental observar atividades e objetivos do departamento, além da reputação do sistema no mercado. 

O Themis, por exemplo, atua há pelo menos 25 anos e já ajudou mais de 500 departamentos. Hoje, atende empresas como Lojas Americanas, Rádio e Televisão Record e Lojas Riachuelo, e também escritórios renomados, como BM&A advogados e Robortella Advogados.

A ferramenta é completa e conta com todas as funcionalidades inerentes à rotina complexa dos advogados porque foi construída com esse propósito e para ser usada sem complicações. 

Para comprovar, é possível agendar uma demonstração de 30 minutos. Ela acontece por videoconferência e é excelente para entender o que o Themis é capaz de fazer. Agende e tire suas dúvidas. 

Aproveite!

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Conclusão 

Lidar com burocracia, grandes responsabilidades e acúmulo de atividades faz parte da rotina sugando muita energia dos advogados de um departamento jurídico. Por isso, o papel da liderança é evitar que o time se perca em demandas repetitivas e que podem ser automatizadas, mantendo-os sempre engajados e em prol de metas bem estabelecidas. 

Por isso o estímulo à busca constante de soluções inovadoras para os desafios do dia a dia, estudando tendências e novas tecnologias é essencial e uma cultura de Legal Business Intellligence deve ser implementada o quanto antes. 

Porque ao contrário do que muitos pensam, a tecnologia surgiu para ajudar esses profissionais e não substituí-los. 

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