Desenvolvido para a automação de tarefas e a gestão de equipes, contar com um software de gestão jurídica tornou-se indispensável para melhorar o desempenho dos advogados e os resultados nos negócios do setor. 

Ao longo dos anos a atuação das grandes bancas e departamentos jurídicos passaram a ganhar novas atribuições e destaque no mercado. Assim, cada vez mais sócios e gestores têm investido em softwares para ajudar no gerenciamento dos negócios, garantir um diferencial competitivo, facilitar a rotina e conquistar e fidelizar clientes. 

Portanto, se você é um deles e está em busca de uma solução segura, com uma excelente reputação e funcionalidades essenciais, está no lugar certo.

Como funciona um software de gestão jurídica?

Um software de gestão jurídica é uma plataforma de gestão completa de processos e responsabilidades da área de advocacia, que através da inteligência artificial e do business intelligence permite automatizar funções, o que agiliza operações e combate entraves. 

O sistema faz tudo isso digitalizando documentos e demandas típicas da rotina jurídica, sendo uma consequência da transformação digital no setor. Dessa forma, auxilia os gestores a administrar a agenda dos advogados, cadastro e andamento dos processos, finanças, relatórios e gráficos de desempenho e mais. 

Departamentos jurídicos e o uso da tecnologia

Os departamentos jurídicos eram vistos pelas empresas como centros de custo, incapazes de, diretamente, gerar valor, mas a era digital trouxe mudanças, posicionando-os proativamente. 

Além das preocupações legais de um negócio que só cresce – bastando observar questões de direito do consumidor, trabalhistas e a lei de proteção de dados (LGPD) – agora também se espera que os profissionais dominem práticas empresariais. 

Neste material que preparamos é possível entender melhor essas novas expectativas geradas e os principais desafios atuais do setor: eBook gratuito Gestão de Departamento Jurídico de alta performance. Recomendamos sua leitura ao fim deste artigo. 

Assim fica fácil entender porque termos como gestão, tecnologia jurídica e softwares estão em alta. Departamentos com softwares especializados estão conseguindo facilitar a rotina dos seus advogados, beneficiar seus clientes, trabalhar com mais segurança e lucratividade e se destacar no mercado. 

A seguir, damos um bom exemplo de solução automatizada que está revolucionando a forma de advogar. 

O que o Themis faz como um software de gestão jurídica?

O Themis é um software de gestão da Aurum que conta funcionalidades específicas para oferecer ao departamento um tratamento de demandas jurídicas mais rápido e inteligente. 

Entre suas principais entregas de valor, podemos citar: 

• Cadastro e acompanhamento de todas as informações processuais;
• Acompanhamento e monitoramento de contratos com atualizações automáticas sem a interação do usuário;
• Controle dos acordos realizados no processo entre as partes
• Armazenamento de documentos. 
• Gestão dos contratos;
• Integração com Clicksign e Docusign para assinatura de documentos digital;
• Geração de minuta;
• Relatórios de provisão e contingenciamento
• Controle de todos os valores do processo (pedidos e depósitos); 
• Workflow de processos;
• Extração de relatórios gerenciais e personalizados;
• Acesso facilitado de usuários externos permitidos;
• Controle de horas de trabalho e de despesas;
• Captura de publicações dos diários oficiais e de intimações dos tribunais;
• Centralização das caixas de e-mail do departamento;
• E muito mais! 

Quem usa o Themis e aprova? 

Há mais de 25 anos no mercado e em constante evolução, o Themis já ajudou mais de 500 departamentos. Hoje, atende e é recomendado por empresas como Rádio e Televisão, Record e Lojas Riachuelo e escritórios renomados, como BM&A advogados e Robortella Advogados.

Quer entender com mais detalhes o que o Themis pode fazer pelo seu departamento jurídico?

Listamos todas suas funcionalidades neste artigo: Veja como o Themis pode auxiliar departamentos jurídicos, cases de sucesso e vantagens. 

Quais os benefícios de um software de gestão jurídica como o Themis?

Entre os benefícios que um sistema de gestão pode oferecer estão:

Integração das áreas do escritório ou departamento jurídico

Um dos objetivos do software de gestão dentro das organizações é unir as informações e tarefas de todas as áreas em um só lugar. Isso facilita o trabalho das equipes de diferentes setores e garante que todas as pastas e documentos sejam acessados num mesmo sistema, promovendo harmonia, agilidade e organização. 

Controle das agendas e prazos

Um dos maiores desafios para grandes bancas e departamentos jurídicos. Por sorte, com um bom sistema de gestão possibilita o cadastro dos compromissos, tarefas, diligências, prazos e recebimento de alertas, o que diminui muito a perda de prazos importantes. 

Segurança no armazenamento de dados

É a partir dos dados que se tem informações relevantes das empresas como seu faturamento, cadastro de clientes, contratos de prestação de serviços, controle dos prazos processuais e consultivos, reuniões, entre muitas outras questões delicadas. 

Portanto, com a utilização de um software jurídico de gestão é possível garantir mais segurança no armazenamento dessas informações, incluindo utilização de mecanismos de criptografia que impedem o acesso por pessoas não autorizadas no sistema.

Monitoramento processual automatizado

Outro desafio para os negócios jurídicos com alta demanda. O sistema de gestão através da controladoria jurídica realiza o cadastro dos processos eletrônicos na sua base. 

Além disso, basta informar o nome e a OAB do advogado para receber as movimentações processuais e intimações. Dessa forma, a consulta individual dos processos não se mostra mais necessária, uma vez que o sistema faz isso pela grande banca ou departamento, o que facilita a rotina do advogado que se vê com mais tempo hábil para outras tarefas. 

Produtividade da equipe 

A automação interfere positivamente na produtividade interna. Com um software adequado é possível gerenciar melhor a equipe para obter resultados satisfatórios de cada um, que não se veem mais presos a atividades repetitivas. 

Apoio na tomada de decisões com BI jurídico 

Com os dados de relatórios fornecidos por softwares como Themis, é possível ter acesso a todas as condições necessárias para se tomar decisões seguras sobre diferentes aspectos: desempenho dos advogados, falhas recorrentes, mercado, comportamento dos clientes e muito mais. 

Existe o software de gestão jurídica perfeito para o meu departamento?

Não, não existe um software de gestão jurídica perfeito, mas existe aquele que mais se adequa às necessidades do seu negócio. Por isso, antes de escolher, é necessário conhecer as dores e acertos da sua empresa – esperamos que você tenha isso bem claro até aqui! 

No entanto, alguns pontos são unânimes e valem a pena serem analisados, tais como:  

• Compatibilidade com outros sistemas; possibilidade da utilização remota; 
• Controle de contratos e prazos;
• Recebimento de intimações e publicações;
• Emissão de relatórios 
• Segurança de dados. 

Ademais, um bom software de gestão jurídica é aquele que disponibiliza várias informações de forma clara, organizada e fácil de entender. A seguir, damos mais dicas para você fazer a melhor escolha. 

3 dicas para escolher o melhor software de gestão jurídica 

Foque em funcionalidades que são diferenciais para departamentos jurídicos 

Falamos sobre unanimidades, mas certas funcionalidades são indispensáveis para escritórios com mais de 3000 processos ativos, que atuam com contencioso de massa. Neste cenário, é preciso buscar em um software de gestão jurídica com:  

• Análise gerencial de contencioso de massa; 
• Inteligência Artificial na leitura de intimações; 
• Vinculação de casos a contratos de honorários por homem-hora; 
• Usuários ilimitados para manutenção do registro de tarefas;
• Evolução no controle financeiro com centro de custos e conciliação bancária. 

Um dos maiores problemas relacionados à gestão em grandes bancas e departamentos é a falta de controle sobre as finanças. 

Portanto, vale enfatizar este último tópico: opte por um sistema de gestão e controladoria jurídica que possua área de controle financeiro, gerenciando as cobranças de honorários, além do controle de custos, gráficos de lucratividade, entre outros. 

Quanto mais completo for este painel, mais fácil será perceber como está a saúde financeira do seu negócio, bem como, quais atividades estão gerando mais e menor lucro. 

Para tanto, vale lembrar que todos os critérios acima são oferecidos pelo Themis 🙂 

Dispense softwares descomprometidos com novas atualizações e melhorias 

Outro ponto é dispensar softwares que pararam de evoluir e inovar. Em geral, ao visualizar o layout já se tem certa noção disto, mas também é possível verificar pela lista de funcionalidades do sistema.

Afinal, o layout do sistema de gestão para o seu escritório deve ser agradável, permitindo agilidade para acessar todos os dados e informações. 

Para isto, a ferramenta que você usar precisa ter uma aparência limpa, com elementos de fácil identificação, onde seja possível executar qualquer tipo de atividade com poucos cliques.

Veja um exemplo: 

Selecione no mínimo 2 sistemas de gestão e compare serviço e atendimento 

Sim, nós da Aurum aconselhamos que os interessados em um bom software de gestão jurídica pesquisem bem sobre as opções do mercado e as compare por três motivos: 

• Confiamos nas entregas de valor do nosso sistema e sua ótima usabilidade;
• Confiamos no atendimento e suporte excepcional do nosso time de vendas especializado, que trata cada contato de forma personalizada e sempre comprometidos com as dores e metas de cada cliente em potencial;
• Entendemos que é o mais saudável para nós e para o escritório que a melhor escolha seja feita, de modo que se extraia tudo o que o Themis é capaz de oferecer. Caso contrário, será frustrante tanto para o usuário, quanto para nós. Ambos usarão esforços (mentais e financeiros) para uma relação que não será de qualidade, tampouco duradoura. 

Dicas para preparar a equipe de advogados 

Este tópico não pode passar despercebido por você que busca implementar um software.  O mindset dos advogados precisa ser ajustado para que compreendam a urgência de investir em soluções tecnológicas – ou para aqueles que já usam, de migrarem para um software ainda melhor e mais completo. Para tanto, separamos algumas dicas. 

Dissemine o pensamento digital 

É preciso que haja um esforço antes mesmo da contratação ou mudança de qualquer ferramenta para que o pensamento digital seja disseminado de maneira que, dos estagiários aos sócios, todos estejam olhando na mesma direção e enxerguem os benefícios de tal mudança. 

Nessa etapa, portanto, vale consumir e divulgar conteúdos que falem sobre uso de softwares jurídicos e suas vantagens. Aqui no Portal da Aurum temos vários artigos sobre BI, Inteligência artificial e advocacia 5.0, Vale conferir e compartilhar com toda a equipe: 

• Como a Inteligência Artificial pode aumentar a eficiência do seu departamento jurídico? 
• Business Intelligence: veja o que é, a importância dos dados e relação com a advocacia 
• Big Data Jurídico: o que é, para que serve e vantagens para advogados e gestores
• Inteligência jurídica: o que é, relação com compliance e como funciona na prática
• Legal Analytics: conceito, para que serve e como usar em grandes bancas e departamentos jurídicos

Invista em treinamentos 

Os treinamentos fazem parte dessa migração e mesmo que a princípio pareçam atrapalhar a rotina, são essenciais desde a implantação ao uso do software no dia a dia para que o melhor do software em questão seja absorvido pela equipe. Ao fim do processo, o investimento terá valido muito a pena.

Garanta a melhor escolha para a equipe 

No momento da escolha, é importante consultar os conteúdos educativos que a empresa que desenvolve o software disponibiliza. 

Também é aconselhável levar em consideração a opinião de outros clientes, separar um tempo para ler os reviews e casos de sucesso, checar as avaliações nas redes sociais e a reputação do software em sites como o Reclame Aqui. 

Conhecer a experiência de outras pessoas pode facilitar a sua tomada de decisão e despertar um senso de confiança em toda a equipe.

Tenha uma gestão de alta performance com o Themis! 

Ao contratar o Themis, nossa equipe dará ao departamento jurídico todo o apoio na implantação do sistema, identificando suas necessidades, conduzindo treinamentos para o melhor uso do software e esclarecendo eventuais dúvidas que surjam no caminho. Após a fase de implantação, a equipe de suporte permanecerá disponível durante todo o período de uso do sistema. 

Agende agora uma demonstração gratuita e tire todas as suas dúvidas sobre o melhor software de gestão jurídica do mercado.  

Aproveite!

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Conclusão 

O departamento jurídico precisa se atentar para não tornar-se um setor que apenas atende requisições das demais áreas, e isso só é possível com uma gestão impecável, que comprove o setor como parte estratégica e indispensável da corporação.

Um software para departamento jurídico, neste sentido, é uma ferramenta que torna o trabalho da área menos manual e repetitivo, permitindo que os advogados possam focar seus esforços em tarefas táticas, além de ter uma visão gerencial de seus principais indicadores.

Para tanto, escolher a melhor solução requer estudo sobre as condições internas, as dores, as necessidades mais pertinentes e as ofertas do mercado. Assim, você escolhe o que é melhor e mais relevante para otimizar a rotina do time. 

O Themis, por exemplo, é uma solução diferenciada por sua capacidade de controle global de grandes bancas e departamentos jurídicos, da gestão financeira ao acompanhamento de processos, que permite automatizar as operações, com visibilidade e um melhor relacionamento com os clientes. Vale a pena agendar uma demonstração e comprovar. 

Mais conhecimento para você

• Veja como o Themis pode auxiliar departamentos jurídicos, cases de sucesso e vantagens 
• Themis e Astrea: conheça as diferenças dos softwares jurídicos da Aurum

Se surpreendeu com as funcionalidades do Themis? Deixe seu comentário e conte sua experiência com softwares de gestão jurídica! 😉