Você sabia que a advocacia foi uma das primeiras profissões a adotar tecnologias revolucionárias, como máquina de escrever, fax e processadores de texto? Esses avanços foram um grande marco da década de 1980. De lá pra cá, a modernização do setor vem acontecendo mais lentamente. Em meados dos anos 2000, a internet chegou causando uma nova revolução no meio jurídico, com as ferramentas de busca de jurisprudência, a possibilidade de publicar artigos e consultar o andamento de processos físicos em sites online.

Mas, assim como acontece com qualquer tecnologia, o que era inovador naquela época se tornou ultrapassado e obsoleto nos dias atuais. O avanço contínuo da internet e a crescente agilidade da comunicação passou a exigir uma advocacia mais moderna, que acompanhe as transformações tecnológicas e se adeque a elas. Para que isso aconteça, é preciso que os advogados autônomos e escritórios de advocacia consigam, primeiro, identificar os problemas para depois buscar as ferramentas certas para solucioná-los.

É importante lembrar que advocacia é sobre pessoas. Por isso, nem tudo pode ser automatizado. Mas, dentro das possibilidades, por que não usar a tecnologia para otimizar a rotina, aperfeiçoar os serviços, poupar tempo e melhorar o atendimento ao cliente? Pensando nisso, criamos este artigo para destacar alguns problemas ocasionados pela falta de modernização da advocacia e mostrar como melhorá-los. Para saber mais sobre isso, é só continuar lendo!

Você já pensou que pode estar perdendo tempo e clientes por não usar adequadamente a tecnologia para advogados?

O foco nas atividades jurídicas cotidianas e o volume de tarefas pode acabar desviando a sua atenção da necessidade de sistematizar alguns processos de trabalho, planejar e organizar o seu escritório. Essa falta de visão estratégica sobre a gestão é comum, principalmente entre os advogados autônomos e os pequenos escritórios de advocacia, mas pode ser muito prejudicial para o futuro do seu negócio jurídico.

O tempo que se perde organizando documentos em pastas físicas, os recursos limitados e o risco com a segurança e confiabilidade que se corre usando apenas planilhas do Excel são alguns dos problemas que acontecem pela falta de profissionalização da gestão administrativa.

Além dessas, existem outras tantas atividades que podem ser automatizadas, mas acabam se tornando pedras no sapato dos advogados autônomos ou associados. Mais exemplos:

• Agendas não sincronizadas: Se as suas agendas não estão organizadas de acordo com os prazos que você precisa cumprir ou não possuem alertas para te lembrar dessas datas, você tem um problema sério. Já imaginou quando a sua cartela de clientes aumentar, como você irá fazer?;
• Não ter gerenciador de tarefas: Haja memória ou post-it para anotar tudo o que precisa fazer durante a semana! E para delegar tarefas para outras pessoas, como faz? O email pode servir como um quebra galho, mas não ajuda muito na organização diária, principalmente quando há um volume intenso de informação;
• Falta de lugar seguro para armazenar documentos digitalizados: As informações são o bem mais precioso de um advogado. Por isso, precisam estar seguras, organizadas e protegidas. E se, por um equívoco, alguém apagar um documento importante do seu computador ou se você arquivar esses materiais apenas em uma pasta física e acabar perdendo-os?;
• Fazer reuniões presenciais para resolver problemas que podem ser solucionados à distância: Às vezes, utilizar um aplicativo para trocar informações, compartilhar documentos ou simplesmente conversar resolve a questão, poupa tempo e economiza dinheiro com deslocamento;
• Dificuldade de cuidar da gestão financeira: Controlar os seus honorários e emitir relatórios pode ser um grande problema se você não utiliza alguma ferramenta que te ajude nesse processo;
• Manter uma boa comunicação com o cliente requer muito esforço: Se você não conta com o auxílio de um software jurídico que dê ao seu cliente a possibilidade de acompanhar o andamento do processo ou se você não possui um (ou mais) canal de comunicação para facilitar a interação, você pode estar perdendo pontos no processo de fidelização.

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Soluções possíveis

Para toda dor, há cura. E quando se trata de tecnologia para advogados, as soluções podem ser mais simples do que imaginamos. O desconhecimento sobre as soluções que existem no mercado é o principal motivo para esses problemas permanecerem ainda hoje na rotina dos advogados.

É preciso encontrar na tecnologia novas formas de fazer mais com menos. Menos tempo e menos investimento para mais qualidade, mais quantidade e com uma cobrança de honorários mais acessível.
Listamos alguns caminhos possíveis para chegar nesse equilíbrio e resolver – ou pelo menos reduzir – os problemas decorrentes de uma rotina não automatizada:

• Identifique quais processos de trabalho são automatizáveis: Nesse caso, processos são fluxos de trabalho que se repetem diariamente na execução de determinadas tarefas. Muitas tarefas e rotinas podem ser automatizadas: comunicação interna, marketing, relacionamento com o cliente, produção de peças jurídicas, controle financeiro, burocracia forense, acompanhamento de publicações e várias outras. Avalie a sua prática diária e defina o que pode ser automatizado para que você atinja seus objetivos estratégicos com mais agilidade e eficiência;
• Escolha um software jurídico adequado para a sua realidade: Ao pesquisar um sistema de gestão, avalie bem as funcionalidades e contrate aquele que seja capaz de resolver os principais problemas identificados, aqueles que têm uma influência maior sobre o seu negócio;
• Foque nos seus clientes: Leve em consideração o efeito que as suas ações e estratégias podem causar nos seus clientes. Automatizar não é sinônimo de burocratizar. Tome muito cuidado para não dificultar a vida do seu cliente automatizando todos os processos possíveis e imagináveis. Lembre-se que o bom atendimento deve ser sempre valorizado. Use uma ferramenta para cadastrar e acompanhar o relacionamento com seus clientes reais e potenciais, mas não adote robôs para atender o telefone do seu escritório, por exemplo;
• Planeje os investimentos em tecnologia: Defina um orçamento para usar na contratação de serviços tecnológicos. Lembre-se que os ganhos de produtividade e organização obtidos com automação de processos tendem a proporcionar melhorias no atendimento ao cliente, redução de custos operacionais e tributários e, consequentemente, mais lucratividade;
• Use as ferramentas gratuitas disponíveis na internet: Se você costuma trabalhar em parceria com outros advogados, por exemplo, o Slack é uma excelente ferramenta para facilitar a troca de informações, o envio de documentos e a comunicação entre equipe. Já o Skype e o Hangouts são ótimas opções para vídeo conferência. Para arquivar ou compartilhar documentos, o Google Drive e o Dropbox são muito úteis e fáceis de usar.

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